Управљање виртуелном компанијом с удаљеним запосленима - предности и недостаци
Тада се догодило нешто што нисам очекивао: мој посао је готово преко ноћи пресушио у стамбеној кризи, а ја сам преузео посао у телекомуникацијама са младим стартовањем који ради само виртуално. Током следећих 12 месеци експлодирао је у расту и нашао сам се за свог потпредседника. То је било пре 10 година. Од тада никада нисам радио традиционални особни посао и започео сам властити виртуелни посао.
И док виртуелне фирме долазе са својим јединственим изазовима, оне се хвале неким убедљивим предностима у поређењу са својим колегама од опеке и малтера..
Шта је виртуелни посао?
Стереотип о виртуелним предузећима је онај о интернет компанијама које продају дигиталне производе: софтверске компаније, технолошке компаније, компаније за пренос података - све оне и нуле и ништа физичко или опипљиво.
У стварности, виртуелне компаније су само предузећа без централне канцеларије, продавнице или физичке локације. Многи продају физичке производе; једноставно их продају на мрежи или телефоном. У недостатку складишта, они извршавају наруџбу код компанија које шаљу испоруке. Чак и компаније за продају некретнина могу бити виртуелне, нудећи услуге котације, маркетинг и друге услуге које се одвијају у стварном свету.
Иако неке фирме, попут кафића и барова, никада не могу постати виртуелне јер продају лично искуство, базирано на локацији, већина светских фирми може да се децентралише ако тако одлуче. Испоставило се да су пољопривредне зграде и канцеларијски простори мање пресудни за успех пословања него што би многи агенти за комерцијалне некретнине веровали.
У ствари, многе данашње највеће компаније почеле су као кућна предузећа, предузећа која се баве само путем интернета или обоје. Јефф Безос покренуо је Амазон као интернетска књижара ван своје гараже. Стеве Возниак имао је хоби да се позабави рачунарима у својој гаражи, а Стеве Јобс је угледао потенцијал и придружио му се. Маттел је у почетку био посао са оквиром за слике, који су водила три пријатеља из њихове гараже.
У новије време, компаније попут Запиер, Буффер, Басецамп, Цитрик, ФлекЈобс и Потребан вам је буџет, све је почело као и остају само виртуелне компаније.
Предности виртуелног посла
Током последњих 10 година из прве руке сам открио невероватне предности компанија које имају виртуелне везе. Неки су очигледни, други мање. И, наравно, постоји и неколико изазова. Али по мом искуству, предности далеко превазилазе изазове.
Шта је ту за вас као предузетника, да ли имате постојеће виртуелно предузеће или размишљате о томе да покренете?
1. Смањите трошкове покретања
Ово је очигледно. Физички простор кошта новац: на првом месту новац за изнајмљивање, новац за његово опремање и новац за одржавање светла. Да бисте физичке трошкове пословања угледали у перспективу, размислите колико новца је здравствени гигант Аетна уштедио затварањем канцеларија и преласком запослених на телекомуникације. По завршетку транзиције Аетна је елиминирала 2,7 милиона квадратних метара пословног простора, уштедећи им 78 милиона долара.
У мом послу, трошкови нашег покретања били су мали. Купили смо име домена ГоДадди за 9,99 УСД, купљено од хостинга Блуехост за 20 УСД месечно (основни хостинг можете добити од 2,95 УСД), и поднели сте ЛЛЦ компанију за 90 УСД. Због тога је стартуп коштао око 100 УСД, у поређењу са хиљадама долара за проналажење и опремање физичке локације.
И као што свако ко је икад покушао да добије финансирање за покретање бизниса зна, што су нижи трошкови покретања, већа је вероватноћа да ћете моћи да приуштите покретање без ослањања на спољно финансирање.
2. Доњи текући надземни
Физички канцеларијски простор не кошта само једном. Свакако, предузећа која се баве опеком и малтерима имају једнократне трошкове опремања, као што су намештај, декор, почетни круг рачунара и канцеларијске опреме, а можда и ожичење. Али многи од тих трошкова настављају се ад инфинитум. Најам се плаћа сваког месеца, као и комуналије и порези на имовину, који често нису укључени у најам за комерцијални простор. А сви знамо колико брзо технолошка опрема застарева и треба је заменити.
Анализа преко 4.000 студија о продуктивности, трошковима и другим разликама између физичких и виртуелних компанија, Глобал Воркплаце Аналитицс утврдио је да просечне уштеде на некретнинама за послодавце који прелазе на телекомуникације износе 10.000 УСД по запосленом годишње. То је само уштеда некретнина!
Амерички експрес извјештава да сваке године штеде од 10 до 15 милиона долара тако што углавном виртуализирају своју радну снагу, како преноси Форбес. Агенција за управљање услугама ЛАЦ Гроуп процењује да просечни запослени кошта 200 компанија годишње само за канцеларијски материјал.
Мој властити посао не би опстао да смо ми настали из главе. Током витких месеци, једини разлог који смо могли да приуштимо да напредујемо био је тај што су наши обавезни текући трошкови у просеку износили између 100 и 200 долара месечно. Све остало би могло бити уређено по потреби.
Испробајте ове додатне савете да бисте умањили административне режијске трошкове у свом послу. Ако управљате постојећим бизнисом и још нисте спремни да постанете 100% виртуелни, ево неколико идеја да у међувремену снизите трошкове малих предузећа..
3. Смањите ИТ трошкове
Као компанија која је намењена само виртуелним ситуацијама, вашим запосленима није потребно да обезбедите рачунаре или чак техничку подршку. Они обезбеђују сопствену опрему, а ако се рачунар поквари, на њима је да то исправе.
Нетворк Аллианце процјењује да просјечна компанија мјесечно троши 700 долара по запосленом на ИТ. То укључује опрему, повезаност са канцеларијом, техничку подршку и трошкове радне снаге у ИТ-у.
Да ли запослени имају приговор да постану одговорни за пружање сопствене опреме и техничке подршке? Никако, како се испоставило.
4. Већа потражња запослених
Запослени воле телекомуникације. Глобал Воркплаце Аналитицс наводи да 70% запослених оцењује способност телекомуникација као помало изузетно важног за избор свог следећег посла. У ствари, 37% запослених каже да би смањили плате за 10% за могућност телекомуникација.
Има смисла. За многе раднике флексибилност - да поставе своје сате, буду доступни својој деци по потреби и живе где год желе - вреди више од новца.
Послодавци који нуде телекомуникације имају користи од веће потражње и конкуренције међу потенцијалним запосленима, помажући им да брже и боље запослене попуне зажељене позиције.
5. Шири базен рада
Слично томе, послодавци који могу да запосле људе било где у свету имају практично неограничен базен потенцијалних запосленика. Али за компанију која се налази у изолованом малом граду, потенцијална радна снага је ограничена на оне који живе у кругу од 30 миља. Тај мали базен потенцијалних запосленика можда неће имати вештине које су компанији потребне.
У мојој компанији имамо запослене у Пенсилванији и Пакистану, у Хоустону и Индији. Већи део године живим у Абу Дабију. Мање се бринемо о томе где запослени живе, него што смо са њиховим вештинама, личношћу, продуктивношћу и трошковима.
Када сте спремни да проширите свој тим, почните са одлуком да ли да запослите фрееланцера или стварног запосленика.
6. Нижи трошкови рада
Када можете запослити људе из било којег света, можете искористити геоарбитражу.
Геоарбитраж је фантастична реч за запошљавање радника у областима са нижим трошковима живота како би се смањили трошкови особља. На пример, платио сам 12 долара на сат за развој веба преко сервиса у Индији. У многим су случајевима одли но пословали. И док сам имао лоших искустава са јефтиним веб програмерима, такође сам имао доста лоших искустава и са америчким веб програмерима са повољним ценама.
Образовна услуга за развој веба Цодементор је провела студију о трошковима веб развоја широм света. Открили су да је просечна цена запослења за веб програмера у Пало Алто-у 87 долара на сат. То је 7,25 пута више од 12 УСД на сат који сам платио неким индијским веб програмерима. Чак и ако је Пало Алто Веб девелопер вештији и искуснији, што је далеко од гаранције, тешко је замислити да су 7,25 пута ефикаснији и продуктивнији.
Али нижи трошкови рада не потичу само из геоарбитраже. Сетите се истраживања изнад, у којем је више од трећине запослених рекло да би било спремно скинути плату да би радили код куће?
Такође, узмите у обзир и број запослених који узимају болесне или личне дане када им је заиста потребно једноставно бити у кући док њихова болесна ћерка спава горе. Можда желе флексибилност да раде један сат важног посла или можда једноставно нису волели да се одјуре обучени тог јутра и опсовају посао и њихови трачеви.
Студија ЦареерБуилдер открила је да 35% запослених зове болесне, чак и кад им је осећај добро. Глобал Воркплаце Аналитицс пронашао је доказе да за телекомуникације важи супротно; имају тенденцију да раде чак и кад су болесни и враћају се на посао након операције или других медицинских проблема брже од запослених у породици. Америчко удружење за менаџмент установило је да су компаније које су примењивале телекомуникације забележиле 63% пад непланираних изостанака.
Ево неколико додатних савета како да смањите трошкове радне снаге током размене пословања.
7. Нижи промет рада
Промет запослених је скуп. Центар за амерички напредак анализирао је 11 истраживачких радова спроведених током петнаестогодишњег периода и утврдио да квалификоване запосленике коштају у просеку 213% годишње зараде. Због тога је важно да су запослени у телекомуникацији срећнији са својим пословима. У студији коју је прегледао Форбес, радници у телекомуникацијама имали су готово двоструко већу шансу од уредских радника да воле свој посао.
Послодавци су приметили. Према истраживању Глобал Воркплаце Аналитицс, 95% анкетираних послодаваца одговорило је да понуда телекомуникација има "висок утицај" на задржавање запослених. И сама сам то доживела. Од десетака удаљених радника којима сам управљао током година, могу се сјетити само једног који је дао отказ, а то је више имало везе са разликама у личности него незадовољства самим послом.
Ни задржавање запослених није само због среће радника. Запослени често одустају не зато што мрзе посао, већ зато што се крећу и не могу или не желе да пређу на даљину. Када запослени могу радити с било којег мјеста и воле свој посао, немају мало разлога да мијењају посао.
8. Виша продуктивност
Невероватно је колико времена је изгубљено на "разговору о воденом хладњаку", на импровизираним састанцима и осталим временама на радном месту.
Статистички подаци о већој продуктивности радника на даљину су уверљиви. У Америцан Екпресс-у телекомуникацијски произвели су 43% више посла од својих уреда, наводи Форбес. Исти извјештај открио је пораст продуктивности запослених у Бест Буиу за 35% када су имплементирали програм телекомуникација. У студији у Станфорду од 16.000 радника у позивном центру, телекомуникацијски радници били су 16% продуктивнији од запослених у канцеларији.
Запослени такође себе оцењују као продуктивније. Истраживање компаније ЦоннецтедСолутионс показало је да је 77% радника пријавило веће резултате продуктивности и перформанси током телекомуникација.
Један од разлога ове веће продуктивности је што радници не могу да се избаце само показивањем и физичким присуством. По својој нарави, послодавци на даљину постављају одређене тачке и тачнију метрику рада и вредности запослених (више о томе укратко).
9. Скалабилност
Шта се дешава када канцеларијска компанија од 15 људи, са канцеларијским простором за 15 столова, треба да запосли 16. радника? Потребна им је нова канцеларија, која је скупа, дуготрајна и разарајућа за читаву компанију.
Компаније на даљину немају таква ограничења. Када ми је партнер пришао око запошљавања новог запосленог прошлог месеца, разговор је прошао овако: "ОК, звучи добро. Можете ли објавити оглас и побринути се за преглед животописа? Јавите ми кад сте спремни да се укључим. " То је то. Без дискусија о томе где бисмо поставили новог запосленог, који рачунар би добили или да ли ће моћи да се изборе са седиштем поред негативне Ненси.
Исти принцип се не односи само на ширење вашег тима, већ и на ширење географског тржишта на нова тржишта. У виртуелној компанији, не морате отворити нову канцеларију у Тексасу да бисте служили тржишту Тексаса.
10. Но Цоммуте
Харвард Бусинесс Ревиев показао је да људи непрестано подцјењују колико им биједни посао чини посао. У ствари, већина људи сматра да је посао далеко стреснији од посла.
Студије показују да што дуже људи бораве, нижа је њихова продуктивност на послу и слабије је задовољно послом. Једна шведска студија је чак открила да парови имају 40% већу шансу за развод ако један партнер има путовање дуже од 45 минута. Није ни чудо што су радници спремни смањити плату да би се снашли на мрежи. (И будимо искрени, ни рад у пиџами није тако лош.)
Улазећи у задржавање и потражњу запосленика у пуном кругу, преко две трећине запослених наводи да би требало да запосли још један посао како би смањило посао, наводи Глобал Воркфорце Аналитицс. Понудом овог аранжмана можете запослити боље људе и задржати их дуже.
Као крајња мисао, телекомуникације драматично смањују друмски саобраћај и емисију угљеника. Студија из 2017. која је објављена на веб локацији ФлекЈобс са телекомуникацијским послом утврдила је да су људи који су најмање пола времена телекомуникацијама уштедјели 7,8 милијарди километара путовања, 3 милиона тона гасова са ефектом стаклене баште и 980 милиона долара нафте само у 2017. години..
Изазови виртуелног посла
Виртуелне компаније не долазе без ризика и недостатака. Ево изазова са виртуалним предузећима и неколико савета за њихово ублажавање.
1. Тимска комуникација, другарство и култура
Још увијек нема ништа попут разговарања с неким лицем у лице. Е-маил и телефонска комуникација све је добро и добро, али постоје друштвене нијансе и знакови које морате одабрати када лично разговарате са неким. Трзање уста овде, лагано мрштење тамо, искра доброћудног хумора у очима који вам даје до знања да сте укључени у шалу, а не гуза.
Ови изазови у комуникацији могу се повећати у тимској динамици, где више људи покушава сарађивати и браинсторм. А када имате чланове тима из целог света, са различитим нормама и културом, ризик од неспоразума и замера расте експоненцијално.
Осећај изолације и усамљености такође може бити прави проблем удаљеним радницима, од генералног директора па до виртуелног асистента са скраћеним радним временом..
Тактика ублажавања
Прво, користите видео конференције кад год је то могуће. Помаже да видите људе са којима разговарате. РингЦентрал је одличан алат за мала предузећа. Не само да служи као веб систем базиран на телефону, већ вам омогућава и видео приступ како бисте могли да видите људе са којима разговарате.
Друго, закажите редовне позиве, чак и ако су брзи. Чланови тима морају чути гласове једних других и видети лица једних других, макар и само неколико минута једном или два пута недељно. Отворите сваки састанак са најмање минуту или две личне надокнаде у којој свако дели оно што се догађа у њиховом животу.
Такође, успоставите неформалне канале комуникације за запослене. Понекад је људима потребно да се ухвате на минут да им нешто скину са груди. У мојим предузећима користимо Скипе као флексибилан начин да радници комуницирају путем тренутних порука, гласовног позива или видео позива, било у групама, било појединачно.
И на крају, дајте запосленима власништво над њиховим делом над одређеним пројектом. Побрините се да знају како се њихов специфичан рад уклапа у ширу целину; не само да им даје већи осећај сврхе, већ такође помаже разјаснити њихову улогу и одговорности.
2. Даљинско управљање
Како можете знати да ли запослени раде ако их не можете видети како раде?
Додуше, то је делимично ирационалан страх. Уосталом, не бисте физички гледали преко рамена сваког запосленика сваког минута сваког дана, а само зато што видите некога да сједи за њиховим столом, то не значи да ради. Али овде постоји језгра истине; менаџери су приморани да конкретније дефинишу очекивања и метрике за успех приликом надзора удаљених радника.
Стално гледати људе како раде и повремено викати на њих да раде брже, то не омета у виртуелним предузећима. (Што се тога тиче, није ефикасно ни на традиционалним радним местима.)
Тактика ублажавања
За неке запослене, попут продавача, успех је лако измерити. За друге је мрачнији. Да ли је представник подршке клијентима успешан ако одговори на велики број карата? Шта ако одговоре на карте брзо, али оставе своје купце незадовољне и спремне да напусте вашу марку?
Сваки запослени треба да служи одређеној функцији у вашем послу. Дефинишите то пажљиво и реците тачно шта очекујете од њих и како ћете мерити њихов успех.
Закажите редовне разговоре са сваким запосленим како бисте се пријавили код њих и погледали како им иде, и професионално и лично. Запамтите, свако се мора осећати повезано са нечим већим од себе, а та веза може бити посебно осетљива на удаљене раднике.
3. Даљинско запошљавање
Даљинско запошљавање, као и све остало о раду на даљину, може бити тешко јер интеракције лицем у лице. Повјерење у цријева и интуицију теже је када не можете видјети микроизражавање и маниризам особе. Теже је знати када особа лаже или добити тачну меру истих.
А једноставна чињеница је да нису сви исечени на даљински рад. Телекомуникационари морају бити интринирани и имати унутар себе своје ватре. Нема места у виртуелном послу за бирократске типове који се бацају на папир, а који изгледају напорно.
Тактика ублажавања
Ако најам није "пакао" да, онда су "пакао" не.
Разговарајте с обећавајућим кандидатима онолико пута колико је потребно да их запослите са 100% поуздањем. Разговарајте са свежим лицима док не осетите топлину те унутрашње ватре. Још једном, видео конференције помажу.
Друга опција је да запослите људе локално и да лично разговарате о њима. Компанија се може повремено лично окупљати по жељи за вежбе изградње тима, забаве и важне састанке, али свакодневно запослени могу радити од куће. Моја бивша компанија је прихватила овај приступ и добро је функционисала.
Завршна реч
Лакше је покренути и разместити компанију у данашњем свету него икад раније. Продаја видгета у 20тх веку можда била потребна скупа продавница са доста промета ногу, али у данашње време све што вам треба је 9,99 УСД за име домена.
Ипак, тај нож сече оба пута. Будући да је баријера за улазак толико мања, то значи да се власници предузећа суочавају са сталним поремећајима и изазовима како од постојећих конкурената, тако и од почетних стартупа. Ако постанете виртуелна компанија може вам помоћи да останете мршави, зелени и окретни, смањујући трошкове и помажете да фокусирате напоре тамо где су најпродуктивнији: маркетинг, продаја, унапређење и проширење.
Каква су ваша искуства са удаљеним радницима, телекомуникацијама и виртуелним предузећима?
