Како спречити превару и крађу запослених у свом послу - политике и планови

Иако можда мислите да су преваранти отврднули криминалци који скачу с посла на посао, часопис за књиговодство извештава да је већина појединаца који почине професионалну превару први пут починитељи кривичних дела. Такође, врло мали број преваранта узима посао са намером да превари посао.

То значи да марљиве праксе запошљавања и темељне провере у позадини нису довољне да спрече превара у вашем предузећу. Међутим, постоје одређени фактори због којих особа вјероватније чини превару.

Асоцијација сертификованих истраживача превара тврди да постоје три елемента који се обично налазе на месту када се догоди превара. Прво, појединац који почини превару осећа финансијски притисак - високи дугови, раскошан начин живота, чланови породице са финансијским проблемима и зависности од коцкања сви су потенцијални извори притиска.

Друго, појединцу је потребан начин да рационализује превару. Интерни монолог „Нисам довољно плаћен“, „радим јаче него што газда ради“, „компанија то никада неће пропустити“, и „заслужила сам ово“, помажу човеку да оправда неетичко понашање.

И на крају, појединцима је потребна могућност да изврше превару. Док ви као власник предузећа не можете увек да утичете на финансијску ситуацију или став појединца, на фактор прилика можете утицати чековима и билансима и одговарајућим унутрашњим контролама.

Уобичајене врсте превара

1. Одузимање имовине

Према Удружењу цертификованих испитивача превара, злоупотреба имовине је најчешћа врста превара које се догађају у оквиру малих предузећа. Злоупотреба имовине се дешава када запослени или уговарач осмисле шему за крађу или злоупотребу ресурса компаније, попут готовине или залиха.

Пажљиво обратите пажњу на то како ваше предузеће прикупља новац од купаца. Ако не постоје праве мере, појединац може пресрести готовину и сакрити је од власника.

2. Снимминг

Снимминг, популаран начин крађе готовине, укључује крађу долазне уплате пре него што се она у потпуности може евидентирати у финансијским подацима компаније. На пример, рецимо да купац жели да купи производ у продавници цигле и малтера. Шаљиви продајни радник могао би прихватити плаћање за робу, али уместо да снима трансакцију у готовини.

С скиммингом, запослени може снимити само део плаћања - на пример, забележити само 50 УСД плаћених када је дато 100 УСД - или не успети да потпуно упише уплату. Пошто продајна трансакција није евидентирана, ни залиха продавнице се не ажурира. То значи да ће стварни пословни промет у стварности бити мањи од онога што је одражено у рачуноводственим евиденцијама.

Не само да су трансакције лицне особе подложне скиммингу. Запослени у рачуноводству или службеници који примају плаћања купцима такође могу џеп примити готовину. Запослени тада може фалсификовати кредитни запис или отписати рачун као ненаплативи тако да предузеће не примети да недостаје уплата.

Сложена, али прилично уобичајена превара о скидању потраживања укључује прескакање плаћања купца. У шему за књижење, књиговођа или књиговођа рачуни су готовинске исплате које клијент извршава на рачун тог купца. Да би прикрио мањак, рачуновођа користи уплату примљену од другог купца према рачуну првог купца. Ако други купац примети погрешан салдо рачуна, рачуновођа користи уплату од трећег купца да покрије дефицит - и тако даље.

Пошто су плаћања тако погрешно управљана, неко се на крају увек улови у шему. Ипак, преваранти могу држати шеме лансирања месецима или чак годинама без да буду ухваћени.

3. Новчана каса

Готовинска крађа слична је скиммингу у смислу да запослени или уговорни радник краде долазни новац. Разлика у крађи са готовином је та што запослени краде новац након што је евидентиран у пословним књигама.

На пример, запослени могу украсти новац из касе након што је трансакција забележена. Запослени може да забележи лажну исплату у благајни како би прикрио чињеницу да нема готовине. На пример, запослени може да поништи претходну продају или да изврши поврат новца и узме одговарајућу готовину из регистра.

Знакови да се готовина краде
Шеме скривања које укључују пресретање готовине прије него што се забиљеже, могу бити тешко открити. Можете приметити ове знакове упозорења:

Ниски инвентар. Ако је стварни инвентар у трговини нижи од оног који би требао бити према књигама, могуће је да запослени не биљежи сву продају.
Празнине у нумерисаним документима. За ресторане и друга предузећа која користе предбројеве ваучера, јаз у боновима може значити да је запослени одбацио рачун и задржао готовину.
Жалбе клијената. Ако запослени касни са плаћањем, купци имају тенденцију да се јаве и жале се како њихови изјави не одговарају.
Ниски приходи током одређених смена. Ако је наплата готовине мања кад год неки одређени запосленик ради, то може указивати на крађу новца.

Унутрашње контроле за спречавање крађе готовине

Захтијевајте одобрење менаџера за издавање кредита, неважеће продаје или отписа рачуна. Једном када је у трансакцију укључен неко други, подмукли запослени има мање могућности да незапажено краду.
Издавање месечних извода са рачуна. Запослени су мање вероватни да се забрљају са плаћањем корисника ако клијенти редовно ажурирају стање на свом рачуну.
Институт обавезно вријеме одмора и ротације послова. Шеме затварања се брзо распадају након што криви запосленик нема могућност да се креће новцем.
Извршите бројање новчаних изненађења. Упоређујући готовину у регистру са примањима новца, менаџери могу брзо да утврде разлике у готовини.
Видео камере. Запослени се мање вероватно понашају лоше када постоји видео камера која надгледа регистре.
Кутије за закључавање. Када се уплате клијента шаљу директно у кутију за закључавање банке, готовина не пролази кроз руке запосленика и запослени немају прилику да их украду.

4. Лажне новчане исплате

Уместо да подигну новац током свог пословања, други преваранти краду одлазне новчане исплате. Од свих начина на које запослени и уговорни радници злоупотребљавају имовину компаније, крађа готовине измишљајући лажне новчане исплате је најчешће коришћена тактика.

5. Шеме наплате

Запослени могу наплаћивати робу и услуге које компанија никада није примила и уплаћивати новац. Запослени фалсификује рачуне са направљеним услугама или производима, а када чек буде исплаћен, преварант га сам уновчује. Запослени има исплату издату непостојећем добављачу, користећи име школске компаније коју власник или пријатељ или члан породице поседује.

Запослени такође могу преговарати са постојећим добављачем како би компанију преплатили за производе. У замену за потискивање напуњене фактуре, продавач даје запосленом смањење профита.

Знакови шеме наплате

Цијене добављача значајно су порасле. Кад се стопе једног добављача повећају у већем проценту од индустријске норме, могло би се десити да не постигнете правичан договор.
Предност запосленика за одређеног добављача. Запослени који инсистира на одређеном добављачу или није отворен за пријем понуда од других уговора, можда ће добити повратни удар.

Унутрашње контроле за спречавање шеме наплате

Одржавајте листу одобрених добављача и пишите чекове само одобреним добављачима. Ово вам спречава да плаћате плаћања школским компанијама или пријатељима запослених. Пре него што на листу додате неког продавца, урадите неко истраживање и уверите се да је то легитимна компанија.
Упоредо са одобреном листом добављача, водите одобрени ценовник. То отежава запосленима да повећавају цене у тајној сарадњи са добављачима.
Затражите копију извештаја о примању пре него што потпишете чекове. На тај начин потписујете чекове само за производе које је компанија заиста добила.

6. Схеме надокнаде трошкова

Други начин да се компанија извуче из готовине је додавање извештаја о трошковима. Запослени могу добити вештачки велику надокнаду трошкова додавањем личних трошкова, непостојећих трошкова или на други начин надувавањем трошкова на захтев за надокнаду трошкова.

Знакови шеме надокнаде трошкова

Извештај о екстравагантним трошковима. Ако су извештаји о трошковима одређеног запосленика виши од историјског просека или извештаја других запослених, то значи да запослени троши превише.
Запослени не предаје рачуне. Када оригинални примици нису приложени у извештају о трошковима, никада се не зна да ли је запослени заиста сносио трошкове.

Унутрашње контроле за спречавање шема надокнаде трошкова

Захтевајте примања за надокнаду трошкова. Ако то не урадите, запослени могу додати трошкове које никада стварно нису направили.
Документирајте политику компаније о надокнади трошкова. У њему треба бити јасно који типови трошкова се могу надокнадити и шта није примерено за надокнаду. Обезбедите копију полисе свим запосленима.
Упоредите извештаје о трошковима свих запослених који су отишли на одређено путовање. Ако је један много већи од осталих, то је знак да се трошкови надувају или да запослени намерно троши.

7. Проверите шеме противдирања

Запослени или уговарачи који имају приступ одлазним чековима компанија могу их вадити у своју корист. Ако празни чекови не буду заштићени, неко их може украсти и дати себи или пријатељу. Књиговођа који саставља чекове да се власник предузећа потпише, касније може промијенити име на чеку, пресрести га и уновчити.

Знакови проверавања чекова

Празнине у чекачким бројевима. Ако постоји недостатак у бројчаним празним чековима, могуће је да је неко подигао неколико.
Жалбе добављача. Када вас продавац обавести да није примио уплате иако сте скинули чек, исплата је можда пресретнута.

Унутрашње контроле за спречавање неовлаштеног провера

Чувајте празне провјере. Треба их увек затворити у вашу канцеларију. Не делите свој кључ и чекајте само кад је ваше књиговодствено особље спремно да их штампа.
Прегледајте извештај своје пословне банке сваког месеца. Потражите чекове који не препознајете. Затражите од своје банке да укључи скенирање слике уновчених чекова како бисте били сигурни да нису преварјени пре одобрења.

8. Крађа залиха и остале имовине

Чак и ако је ваша готовина сигурна, запослени могу пронаћи начине крађе или злоупотребе физичких средстава као што су рачунари, производи компаније и инвентар.

Пријемне шеме
Запослени који су укључени у поступак пријема могу украсти залихе или производе на месту испоруке. Запослени у шеми могу изменити долазни извештај о испоруци и компанију која прима извештај да би сакрили превару. Ако ти запослени такође имају приступ евиденцији о куповини, могу изменити захтев за куповину да би одговарао лажним извештајима о отпреми.

9. Ассет Ларцени

Ако нема много физичких контрола за надгледање имовине, запослени и извођачи радова могу једноставно одузети имовину компаније из просторија и никада је не врате.

Знакови да се имовина краде

Ниски инвентар. Ако је инвентар по књигама већи од стварног нивоа залиха, неко би могао да краде.
Документација залиха лошег квалитета. Ако подржавање куповине и примања докумената нису оригинали или се чини да су измењени, можда се бавите лоповом..

Унутрашње контроле за спречавање крађе физичких средстава

Извршите насумично бројање залиха. Ово може да вас натера да надокнадите несташице залиха и мање запосленима да краду.
Дужности одвојене залихе. Иста особа не би требала бити одговорна ни за куповину производа ни за примање истих.
Инсталирајте сигурносне камере. Посебно пратите просторије и просторе у којима се складиште залихе и вредни производи.
Чувај залихе и имовину. Подручја са вредном имовином треба да буду закључана када је то могуће, а кључеве треба имати само одређени запослени.

Више савета за спречавање преваре у малим предузећима

Поред тога, постоје опште стратегије које можете користити да избегнете превару. Променом начина на који управљате и начина на који делегирате задатке, можете умањити шансу да неко превари ваше пословање.

1. Знајте своје запослене

Цован, Гунтески & Цо., фирма из ЦПА, примећује да потенцијалну превару можете убацити у пупољак ако сте свесни промена у понашању и ставовима запослених. Повремено се јавите са запосленима и одвојите време за разговор о томе како ствари иду.

Конкретно, пазите на ове особине понашања које су најчешће повезане са преварантима:

Ако живе изнад својих могућности - на пример, запослени са ниском платом возе луксузно возило или одлазе на раскошан одмор
Доживљавате финансијске потешкоће или имате потешкоће при склапању крајева
Одржавање необично блиских односа са одређеним добављачем
Неспремна да дозволим другом запосленом да преузме неке своје дужности
Никад не зовем болесне или одмарате
Пролазите кроз развод или се борите са породичним проблемима

Наравно, никада не желите претпоставити да запослени краду само зато што показују неке од тих особина. Ипак, ако сумњате да се превара догађа, своје напоре за праћење и спречавање превара можете усмјерити на одељења и подручја у којима раде запосленици високог ризика. Покушајте да помогнете запосленима који су под стресом или се финанцијски боре на било који начин - задржаћете више радника и изградићете лојалност запослених.

2. Управљајте интегритетом

Начин на који се понашате као власник предузећа може утицати на ставове ваших радника у вези с крађом. Ако сечете углове и не понашате се етично, људи који раде за вас склонији су исто. Супротно томе, ако се потрудите да будете искрени и етични у свом пословном пословању, запослени ће схватити да се од њих очекује исто понашање.

Креирајте кодекс понашања који описује врсту понашања које очекујете од свих у вашем послу. Такође, јасно ставите до знања да су ваша врата увек отворена за запослене који желе да поделе своје бриге у вези пословања. Удружење цертификованих испитивача превара открило је да већина руководилаца сазна за радну превару након што им је дојављена, па размислите о примени анонимне телефонске линије за пријаву сумње на превару.

3. Одвојене дужности

Једна од најбољих унутрашњих контрола за спречавање преваре је сегрегација дужности. Другим речима, једна особа не би требало да буде одговорна за толико задатака да се превара може починити и заташкати без знања власника. Да бисте уклонили могућности за превару, ниједно лице не би требало да има старатељство над имовином (као што су готовина и вредни производи), могућност да бележи или мења рачуноводствене податке о тој имовини и моћ да одобри трансакције око имовине.

Разврставање дужности је мало у малим предузећима, јер једноставно немате довољно људи међу којима бисте могли поделити задатке. Ипак, постоје кораци које можете предузети како бисте подијелили кључне функције са само два или три запослена.

На пример, реците да сте ви и менаџер канцеларије једина два запослена у вашем предузећу. Иако менаџер вашег уреда може имати приступ неисплаћеним средствима, усклађујући банковни извод и креирајући рачуне и банковне депозите, ви бисте требали бити тај који прегледава извод банке, отвара пошту, прегледава трансакције и одобрава кредитне записе.

Ако имате трећег запосленог - рецимо помоћника у канцеларији - нека запосленик усклади извод из банке, отвори пошту и припреми банковне депозите. Ово скида одређену одговорност са вашег тањира и отежава управнику канцеларије да сакрије украдене исплате.

Завршна реч

Примена интерних контрола је критични део заштите вашег предузећа. Међутим, у пракси то може бити незгодно.

Запослени и уговорни сарадници можда не разумеју зашто се њихове дужности мењају. Обавестите своје запослене да су контроле постављене како би се заштитили као радници и предузећа. Укључите их у процес побољшања пословне сигурности и затражите њихов допринос на редовној основи. Како појединци свакодневно раде, могу имати увид у одређене процесе који вам могу помоћи у побољшању контрола. Такође вам могу дати до знања које контроле делују добро, а које нису.

Да ли сте икада поседовали или радили у компанији у којој је неко починио превару? Како се то догодило?