8 начина за повећање продуктивности запослених у вашем малом бизнису

Али шта је са вашим тимом? За разлику од џиновских корпорација, немате огроман буџет за зараде, тако да је сваки минут који ваш тим ради на сату потребно што ефикасније користити..

Међутим, радници у Сједињеним Државама имају проблем продуктивности. На послу проводимо више времена него у већини других индустријализованих земаља, али све ово додатно време не значи да ћемо бити готови. У ствари, продуктивност је углавном била у паду од Велике рецесије.

Један од најбољих начина за повећање продуктивности је повећати ангажман запослених, јер продуктивност и ангажман иду руку под руку. Међутим, постоје и многе друге економичне стратегије помоћу којих можете добити више од свог тима.

Значај равнотеже између посла и живота

Пре него што имплементирате било који план да повећате продуктивност свог тима, важно је разумети психологију која се крије иза саме продуктивности. Шта је тачно оно што неке раднике чини продуктивнијима од других?

Одговор је прилично једноставан. Истраживање са Универзитета у Варвицку открило је да су, кад су радници срећни, 12% продуктивнији. Срећа и позитивна равнотежа између посла и живота често се преводе у раднике који су ангажовани, посвећени и што је најважније, продуктиван.

Ако вам ово звучи превише једноставно, погледајте тржиште рада у Данској. Према истраживању светских вредности, Данци су најсрећнији на свету, а то укључује и време које проводе на послу. Министарство спољних послова Данске наводи да су они такође друга најпродуктивнија земља у Европској унији.

ОЕЦД индекс бољег живота сврстава Данску и Холандију на врх листе за земље са најбољом равнотежом између посла и живота. Као што можете претпоставити, Сједињене Државе су готово на дну.

Из овога можемо разумно закључити да што више радите на повећању здравља, среће и равнотеже радног и животног тима, то ће вам више вратити предност са већом продуктивношћу. То заузврат доводи до већег профита за вас и бољег радног окружења за све.

Како повећати продуктивност свог тима

Не треба огроман буџет за плаће да би се побољшао радни живот људи. Као власник малог предузећа можете много учинити да ствари учините бољим за ваш тим.

1. Подесите разумна радна времена

Можда се чини контрапродуктивно, али захтијева ваш тим да ради мање може да их инспирише на производњу више.

Према Фаст компанији, радници у Данској обично раде само 33 сата недељно. И сваке године добијају одмор од најмање пет до шест недеља (заједно с породиљским одсуством до годину дана, када им затреба).

У Сједињеним Државама се дуги сати често виде као преданост. Међутим, то може резултирати „презентеризмом“, који се јавља када радници раде, али не функционишу у пуном капацитету због болести, недостатка сна или других медицинских фактора. Харвард Бусинесс Ревиев наводи да презентирализам може смањити индивидуалну продуктивност за једну трећину. Дуги сати такође могу додатно смањити продуктивност због стреса, прекида рада и лошег баланса радног и приватног живота.

Да бисте се борили против тога, учините све што можете да смањите сате свог тима. Пустите људе да иду кући рано у петак поподне или им дајте флексибилност да дођу касније у понедељак ујутро. То ће не само да ће смањити трошкове рада у вашем послу, већ ћете вероватно открити да ће ваш тим заузврат радити више.

2. Будите флексибилни у заказивању

Смањивање сати је једна стратегија за повећање продуктивности; флексибилност у односу на та радна времена уско је повезана.

Сваке ће потребе бити другачије, па разговарајте са својим људима да то сазнате где треба им већа флексибилност током радне недеље. На пример, можда имате једну особу која би волела дужу паузу за ручак уторком да би похађала час јоге, док би неко други волео да оде рано у среду да купи дете из обданишта.

У зависности од вашег посла, можда можете или не можете да удовољите свачијим потребама. Међутим, откривање коме треба шта и ако дате све од себе да свој тим пружите више флексибилности, показаће да вам је стало до њихове среће и добробити. То са своје стране може појачати ангажман и довести до веће продуктивности.

3. Дајте свом тиму више аутономије

Свако друштво има различите културне норме и вредности. А, ове норме и вредности директно утичу на то како се понашамо. Почетком 1970-их, психолог Геерт Хофстеде развио је оквир за мерење ових друштвених норми користећи Хофстедеве културне димензије.

Културне димензије Хофстеда мјере шест димензија унутар сваке културе. Ови укључују:

• Индекс удаљености снаге
• Индивидуализам насупрот колективизму
• Избегавање неизвесности
• Мушкост и женственост
• Дугорочна оријентација у односу на краткорочну оријентацију
• Препуштеност и суздржаност

Када схватите јединствене димензије културе и како се њихове колективне вредности разликују од ваших, можете постати бољи комуникатор и бољи менаџер.

Па, какве то све везе има са повећањем продуктивности у вашем малом бизнису? Па, прилично мало, поготово када је реч о аутономији.

Аутономија, или њен недостатак, директно је повезана са индексом удаљености снаге. Удаљеност моћи је очекивање и вера да се моћ дистрибуира неједнако. Дакле, у земљама са високим индексом удаљености снаге, мање моћни чланови организације вјерују у неједнакост снаге. Њихов менаџер им говори шта да раде, а они то раде без питања. У земљама са ниским индексом удаљености снаге, чланови тима верују да су у равноправности са шефом. Однос је више колаборација, а мање „шеф и запослени“.

Не треба чудити да Сједињене Државе имају висок индекс удаљености снаге; заузели смо 40. Данска има најнижи индекс раздаљине на свету; рангирани су у 18.

Данци имају богат и оснажен радни век делом и зато што имају велику аутономију. И, има доста истраживања која поткрепљују оно што су Данци знали годинама: Више аутономије = већа срећа = већа продуктивност.

Студија објављена у часопису Еуропеан Јоурнал оф Ворк анд Организатионал Псицхологи открила је да су радници који су имали већу аутономију и подршку имали веће задовољство и мотивацију. Друга студија објављена у Нордиц Јоурнал оф Воркинг Лифе Студиес открила је да децентрализовано одлучивање (познато и као аутономија) доводи до веће продуктивности финских радника.

Све ово указује на исти закључак: што више контроле предате члановима свог тима, то ће они бити срећнији и продуктивнији..

Важно је појаснити да пружање више аутономије вашем тиму не значи и допуштање њима да раде оно што желе, кад они желе. Сваком запосленом су потребне границе. Али уместо да кажете својим људима шта треба да раде, реците им шта желите да видите и онда им допустите да сами одаберу како да то ураде. Имати слободу избора како бавити се својим послом суштинска компонента аутономије.

Дајте својим људима моћ да сами доносе одлуке кад год је то могуће. Покажите да им верујете да раде свој посао одступањем. Можда ћете се изненадити колико још можете учинити када предате узде.

4. Покушајте да ограничите прекиде

Према писању Васхингтон Поста, типични радник се прекида или пребацује задатке свака три минута. И може потрајати 20 минута или више да се врате тамо где су стали.

Прекиди су велики трошак за продуктивност и могу нам одузети најбоље идеје и труд. Иако се често присилимо да радимо брже како бисмо надокнадили изгубљено време, повећана брзина долази уз цену.

Истраживачи са Универзитета Хумболдт открили су да су радници који су непрекидно прекидани надокнађивали то изгубљено време бржим радом како би испунили свој задатак. Иако ово није изненађење (уосталом, сви то радимо), ова повећана брзина доводи до већег стреса, временског притиска и фрустрације. Ови фактори могу ограничити продуктивност у будућим задацима.

Васхингтон Пост је интервјуисао стручњака за ефикасност Едварда Г. Бровн-а, који предлаже да се с члановима тима направи Споразум о закључавању времена. Временско закључавање је договорено „тихо време“ када се сви могу једноставно усредсредити на свој посао. Са временским закључавањем, радници морају да се сложе, писмено, да не прекидају колеге, осим ако није хитно.

Браун каже да је један клијент конзервативно проценио да се лична продуктивност повећала за 40% до 60% када су почели да користе технику временске забране.

Наравно, ваше предузеће можда неће моћи да користи ову технику. Разговарајте са својим људима о врстама прекида са којима се свакодневно или недељно сусрећу. Сазнајте који прекиди највише штете њиховој продуктивности и учините све што можете да их смањите или елиминишете.

5. Унајмите помоћне људе

Кренимо од измишљеног сценарија. У свом послу имате два менаџера. Ваш први менаџер, Билл, прати све у свом тиму очима сокола. Ако се купац жали, одмах претпоставља да је крив његов тим и брзо даје до знања свима да није задовољан њиховим перформансама. Његов тим ради у окружењу напетости, неповерења и страха.

Сарах, твоја друга менаџерка, потпуно је супротно. Третира се према свом тиму као породици. Брза је да некога послуша, а прва је која подржава нову идеју или иницијативу. Увек слуша обе стране приче, а кад јој неко из тима треба, вратиће им леђа. Атмосфера под Сару је подржавајућа, пријатна и опуштена.

Да сте запослени, за кога бисте се руководили најтежим?

Вашем тиму је потребна подршка на послу, а прва линија подршке долази од њиховог руководиоца, било да сте то ви или неко кога сте ангажовали. Ако желите да повећате продуктивност свог тима, потребно је да помно погледате своје менаџере (или сопствени стил управљања).

Најбољи менаџери воде политику отворених врата. То значи да су њихова врата увек отворена да чланови тима уђу и изнесу забринутост, поставе питања или разговарају о проблемима. Ако се чланови тима не осећају угодно у комуникацији са својим менаџером или се боје да ће им бити суђено оштро откривајући да не знају како нешто да раде, продуктивност ће пасти.

Затим проверите да ли ваш тим зна да може рачунати на вашу подршку. Покажите ову посвећеност из дана у дан и не обесхрабрујте ако је потребно време да се стекне њихово поверење (посебно ако је радно окружење токсично). Временом ће ваши људи видети да им имате леђа. Њихова посвећеност (и продуктивност) ће се побољшати.

6. Поштујте њихове границе

Увек ће постојати још један телефонски позив за повратак и још један емаил за одговор. „Дигитално пузање“ радног живота 21. века утиче подједнако на све, шефа и запослене. Међутим, очекивање да ће чланови тима одговорити на мејлове у 22 сата или обавити свој радни дан није само неразумно, већ је и нездраво.

Ако желите да повећате продуктивност, важно је да схватите да запослени имају живот ван посла. Ово важи и за паузе за ручак. Студија објављена у часопису Ацадеми оф Јоурнал Јоурнал открила је да је продуктивност опала (а умор се повећао) када су радници прескочили ручак.

Радницима може бити тешко да оставе посао, посебно у Сједињеним Државама (где се, опет, дуги сати често виде као већа обавеза). Дакле, обавестите своје људе да цените њихов живот ван посла. Питајте их о њиховим породицама и хобијима и подстакните их да закажу време за ове активности и обавезе баш као што то чине састанци и пројекти.

Такође морате водити примером. Уложите време у своју породицу, хобије или духовне потраге, и разговарајте о својим интересима са својим тимом. Кад год је то могуће, избегавајте слање е-поште својим људима када нису на послу.

На крају, побрините се да сви у вашем тиму узму паузу за ручак; то значи да једете ван својих столова, идеално напољу, где могу добити мало сунца и свежег ваздуха. Ако је могуће, направите чист и примамљив простор да једу, како у затвореном, тако и у отвореном простору.

7. Надгледајте ниво стреса

Можда ћете помислити да би већи стрес довео до смањења продуктивности. То је тачно, али само у одређеном тренутку. Постоји чаробна висораван када стрес заиста може повећати продуктивност.

Закон Иеркес-Додсон, који су 1908. године развили психолози Роберт Иеркес и Јохн Диллингхам Додсон, диктира да се перформансе и продуктивност повећавају, како расте ниво узбуђења (стреса). Међутим, ако ниво стреса постане превисок, продуктивност почиње опадати.

На пример, колико често сте се нашли пред изазовним роком за који нисте били сигурни да можете да се сретнете? Да ли сте лепршали или сте произвели неки од својих најбољих радова? Ако вам задатак није био превише захтјеван, вјероватно сте се дивили пригоди. Ово је закон Иеркес-Додсон на дјелу. Када су стрес и сложеност на правом нивоу, перформансе се повећавају.

Сада је шкакљив део знати колико стреса доводи до оптималних перформанси. Нови или тешки задаци захтевају мање узбуђења ради оптималног извођења, док познати или једноставни задаци захтевају већи ниво стреса како би повећали мотивацију и продуктивност.

Због тога је важно сагледати шта ваши запосленици раде и анализирати колико стреса може бити повезано са разним задацима. Затим можете предузети кораке за повећање или смањење нивоа узбуђења како бисте повећали продуктивност.

Ево примера: Замислите да сте замолили Пам, једног од ваших запослених, да напише месечни билтен о клијентима. То је учинила већ неколико пута, и иако добро пише, обично јој треба неколико дана да испуни задатак. За њу је ово добро познат задатак са малим узбуђењем, па би је могла мало вући по ногама.

Можете да побољшате њену продуктивност чинећи задатак изазовнијим; на пример, од ње тражите да интервјуише муштерију за овај месечни билтен или јој да краћи рок.

На супротном крају спектра је Даниел. Управо сте га поставили за стварање недељних финансијских извештаја ваших предузећа. Још увек учи процес и сваке недеље прави неколико грешака. Не помаже да извјештаји морају бити готови најкасније у петак поподне. С осталим његовим одговорностима, готово да је немогуће испунити овај рок.

Ово је пример новог и тешког задатка који такође има велику побуду (од кратких рокова и сложености задатка). У овом случају, желели бисте да учините све што можете да бисте ослободили Даниела неких других одговорности како би му смањили ниво стреса како би он онда могао да уложи више времена и енергије у учење како да генерише финансијске извештаје.

Битно је да се фокусирате на равнотежу када је у питању анализа задатака и нивоа стреса. Ако превише побуђујете због погрешних задатака, на крају ћете снизити продуктивност.

8. Користите стратегије управљања временом

Друга стратегија коју можете користити да повећате продуктивност је да научите свој тим ефикасним стратегијама управљања временом. Једна од популарних стратегија је техника Помодоро, коју је развио Францесцо Цирилло крајем 1980-их.

Техника је освежавајуће једноставна. Користећи тајмер, радите одређено време, обично 25 минута. Затим направите кратку паузу, обично 3-5 минута. Ови прекиди се називају помодорос, Италијански за "парадајз", назван по тајмеру у облику парадајза који је Цирилло користио док је био ученик.

Након четири помодоре направите дужу паузу, обично 15-30 минута.

Стратегија делује из више разлога. Прво, откуцавање тајмера помаже вам да останете усредсређени на задатак који вам је при руци. Дословно можете да чујете како време пролази, што може бити невероватно мотивирајуће. Тајмер вас такође подсећа да радите кратке паузе. Истраживања су изнова и изнова показала да чести прекиди заправо повећавају продуктивност.

Студија објављена у часопису "Ергономицс" открила је да чести, кратки одмори, поготово када су праћени истезањем, резултирају већом продуктивношћу у односу на мање, дуже паузе. Друга студија објављена у часопису Ворк & Стресс открила је да су чести одмори одмора један од најефикаснијих начина за одржавање радног учинка.

Важно је ефикасно управљање временом и честе паузе. Али такође је важно и оно што радите са паузама. Истраживачи са МИТ-а открили су да се, када су запослени направили паузе са колегама у својој друштвеној групи, повећала продуктивност, као и снага саме друштвене групе. Дакле, можете побољшати рад тако да закажете запослене паузе са колегама са којима су пријатељи.

Учинак се такође може повећати када радници изађу напољу по мало сунца и свежег ваздуха, па охрабрите чланове тима да прођу на отвореном на паузи. Ово је још једно подручје у којем можете најбоље водити примером. Правите честе паузе и потрудите се да изађете напоље на неку вежбу.

Завршна реч

Власници малих предузећа обично немају довољно времена или новца да раде све што желе. Али за повећање продуктивности нису потребна велика улагања. Већину времена једноставно је потребно и више свести власника и менаџера.

Ако сте власник предузећа, шта чините да подстакнете већу продуктивност свог тима? Ако радите за већу организацију, шта ваша компанија чини да повећа продуктивност?