9 савета за планирање поновног окупљања породице о буџету

Иако се доста породица и даље ужива окупљати у нечијем дому на поновном окупљању, породице се све више одлучују за раскошнија дружења. Неки су вишедневни излети за камповање у шалтерима и шаторима; други се држе на крстарећим бродовима или на одмаралиштима. Постоје детаљни буџети за постављање, томболе за организовање, мајице и кригле за кафу које носе породични гребен. Без обзира колико једноставно или раскошно окупљање било неопходно, планирање треба много посла, а може бити и скупо ако нисте пажљиви.

Пре него што пређете преко краја и планирате догађај коме нико не може приуштити, ево неколико начина за планирање забавног, приступачног окупљања.

Планирање окупљања породице повољних за буџет

Када је реч о вашем дружењу, да ли желите да се сви окупе у кући маме и тате и донесу јело да поделите? Да ли би требало да покушате да испланирате породично окупљање породице у летовалишту? Да ли ће окупљање бити поподне или тродневни догађај?

Лако је осјетити се преплављеним детаљима приликом планирања поновног окупљања породице. Дакле, узмимо то корак по корак.

1. Почните рано

Планирање породичног окупљања захтева посао, и то дефинитивно није нешто што можете учинити у последњем тренутку. У идеалном случају требало би да почнете са планирањем годину дана унапред; ово ће вам дати довољно времена да одаберете датум и локацију који ће радити за све планове и буџете. Рано планирање такође ће вам пружити могућност да преговарате о најповољнијим ценама за хотеле, продавце и активности.

Такође морате да добијете број рачуна за број људи који могу да присуствују. Имајући грубу процену пре него што планирате, уштедећете време када гледате места. На пример, ако на вашем окупљању буде 300 (или више) могућих полазника, нећете губити време истражујући државне павиљоне који ће сместити само 100 људи.

Не заборавите да ћете, у зависности од доба године, можда имати мало конкуренције за место у месту. На пример, већина венчања се одвија током лета или у јесен. Завршне забаве одржавају се почетком лета, а празници у децембру. Рано планирање осигурава да можете резервирати мјесто које желите када то желите.

2. Креирајте Фацебоок страницу Породичног окупљања

Планирање породичног окупљања значи комуникацију са десетинама, па чак и стотинама људи. То се брзо може претворити у организациону ноћну мору јер сви разговарате о потенцијалним датумима, локацијама и активностима путем е-поште или телефонских позива. Такође може бити скупо ако се одлучите за слање службених позивница заједно са РСВП картицама.

Уштедите време и новац тако што ћете сву своју комуникацију ставити на једно место помоћу Фацебоок странице породичног окупљања. Ову страницу можете учинити приватном тако да само чланови групе могу да виде постове, а то је одличан начин за дељење детаља о предстојећем поновном окупљању и добијање свих података о ономе што желе да раде. Погледајте ААРП за користан чланак о томе како створити породичну Фацебоок групу.

Ако сте задужени за планирање, сјетите се да размишљате попут маркетара. Ваш је циљ привући што више људи који ће присуствовати тако да укупни трошак по особи падне. Дајте све од себе да испланирате забавне активности и направите зујање тако да више људи жели доћи.

3. Отворено разговарајте о буџету

Чак и најједноставније спајање породице може коштати неколико стотина долара, а већина тога кошта неколико хиљада или више.Можда сте задужени за планирање, али то не значи да сте спремни - или сте у могућности - поднијети рачун. Па ко ће то платити?

Не можете разговарати о трошковима ако прво немате идеју о врсти поновног окупљања које желите да организујете. Желите ли поновни окупљање сопствених производа у државном парку у којем сви доносе јело за дијељење, или раскошније окупљање на броду за крстарење, на ранчу фрајера или одмаралишту са алл инцлусиве? Да ли ће ваше дружење имати 20 полазника или 200?

Прво разрадите основне детаље, а затим можете почети да стварате лабави буџет за догађај. Размислите о свим трошковима које вероватно сносите, а затим додајте јастук од 5% до 10% како бисте наставили неочекиване трошкове.

4. Направите план за прикупљање средстава

Ваш следећи корак је да осмислите како да финансирате своје окупљање, а има неколико начина да размотрите.

Можете тражити од сваке породице или пратиоца да донирају фиксни износ за покривање трошкова поновног дружења. Тај новац треба да иде на банковни рачун који отворите код другог члана породице, у идеалном случају не неко из ваше уже породице. Одржавајте депозите и трошкове што је могуће транспарентније, можда месечним рекапитулацијом буџета коју свима шаљете електронским путем.

Новац можете и прикупити на самом окупљању. Затражите од учесника да донесу домаћу робу, попут десерта, хлеба и џемова, продате осталим члановима породице, а сав приход покриће трошкове поновног окупљања. Такође можете да доделите дониране предмете, као што су:

• Домаће јоргане
• Обновљене и уоквирене старинске породичне фотографије
• Домаћа кухарица пуна старих породичних рецепата
• Породично стабло
• Породична бележница
• Оригинално уметничко дело или друго ручно рађено дело
• Антички намештај

Топирање има потенцијал да прикупи много новца, а сви предмети остају у породици. Жребање породичног наследства може бити одлична опција за чланове породице који се смањују на прелазак у живот уз помоћ асистиране породице.

Неке породице прикупљају новац током свог дружења пружајући бесплатну храну, али водећи бар-бар и продајући воду и сода. Да бисте то учинили, морате поднети захтев за једнодневну дозволу алкохолних пића у граду или граду где ћете одржати догађај. Прво истражите; неки градови дају једнодневну лиценцу само одређеним групама, као што су верске организације, непрофитне организације или ветеране, политичке, образовне или атлетске групе. Примените се раније јер обради апликација може бити потребно најмање две недеље.

5. Затражите депозит

Једном када вам је нацрт грубог буџета неопходно је да замолите сваку породицу да поднесе неповратни депозит до одређеног рока. Када одређујете износ, узмите у обзир финансијску ситуацију сваке породице и размислите о допуштању месечних исплата, ако је потребно.

Тражити неповратни депозит чланова породице важно је из неколико разлога. Прво, даје вам одређена средства за куповину и обезбеђивање депозита добављачима и просторима. То вам такође помаже да одредите ко ће стварно доћи; једном када се породица финансијски обавезала да ће присуствовати поновном окупљању, много је мање вероватно да ће се повући у последњем тренутку.

Да бисте пратили плаћања, користите услугу као што је МиЕвент. МиЕвент омогућава вашој породици да се региструје за поновни састанак, уплате депозите или накнаде за присуство, па чак и дају додатне донације. Сајт такође омогућава слање анкета и анкета, прављење породичног стабла и лако креирање зујања око догађаја помоћу друштвених медија.

6. Размотрите датуме ван сезоне

Свакако, било би забавно окупити породицу на скијалишту у јануару или прелепој плажи Великог језера средином јуна. Али платит ћете највише долара ако останете током врхунца сезоне на локацији.

Многа места смањују цене за 50% или више за време изван сезоне, па размислите о одласку на то скијалиште у јуну или у тој кући на северној плажи у децембру. Уштедећете новац и још увек имате много посла. На пример, већина скијалишта има километре пешачких и бициклистичких стаза, као и базене и планиране догађаје. Шетње зимском плажом су лепе и освежавајуће, а већина северних плажа је празна током зимских месеци, тако да ћете сами имати обалу.

7. Затражите групне цене за хотелске собе

Највероватније, ваша породица је разбацана по целој земљи, што значи да ће вам требати хотелске собе и пуно њих. Један од најбољих начина за уштеду новца на хотелским собама приликом планирања породичног окупљања јесте тражење групне цене која вам може уштедети до 50% или више од цене соба. Међутим, за добијање великог попуста за чланове породице који живе у граду потребно је преговарање.

Прво урадите домаћи задатак. Истражите цене локалних хотела и направите списак онога што сваки хотел наплаћује за типичну собу, као и које погодности можете добити током боравка. Затим уверите се колико соба вам треба, као и јасне датуме за пријаву и одлазак.

Када позовете, тражите да разговарате са менаџером; типични представник резервација вероватно неће имати ауторитет за преговарање о ценама групе. Обавестите управника о броју соба које су вам потребне и када вам требају.

Неки менаџери вас могу питати колики је ваш буџет. Често користе овај број као полазиште за преговоре. Кад год је то могуће, задржите то код себе; можете добити нижу цену ако менаџер не зна ваш распон цена. Уљудан начин да се одузму ове информације је да се каже: „Још увек разговарамо са различитим члановима породице како бисмо пронашли цену коју сви могу да приуште.“ Обавезно их обавестите да купујете унаоколо; можда ћете добити нижу цену ако знају да зовете друге хотеле.

Запишите име сваког менаџера, као и његову понуду, и реците им датум када ћете донети коначну одлуку. На овај датум, назовите сваког менаџера, захвалите им на њиховом времену и обавестите их о вашој одлуци. То је уобичајена љубазност. Постоји и мала шанса да ће вам понудити нижу понуду за привлачење вашег предузећа ако им кажете да сте одлучили да резервишете негде друго.

8. Размислите о крстарењу

Изненађујуће, свеобухватни брод може бити савршено место за породична окупљања из више разлога..

Крстарења могу примити људе са широким распоном буџета. На пример, чланови породице с нижим буџетом често могу добити собе за 89 долара по ноћи, док се они са више расположивог дохотка могу одлучити за луксузније собе.

Крстарења такође одузимају већи део стреса приликом планирања. О храни и активностима брине особље. Сви заједно можете јести доручак или вечеру у једном од бројних ресторана или трпезарија, а затим планирајте различите забавне активности током дана. Можете да посетите бање са тетком, гледате како се деца и њихови рођаци заједно играју у воденом парку или учествујете у шоуу са дедом. Не морате се бринути да ли ћете се угостити - или да већину кухања радите сами - или планирате „породични дан на терену“ препун различитих активности. Све што треба да урадите је да се појавите.

Још једна од предности гостовања породице на крстарењу је то што сви добијају прави одмор док се поново повежу са људима које вероватно нису видели годинама или чак деценијама.

Иако су одмори на крстарењу алл инцлусиве повољни и забавни, могу бити и скупи. Чак и ако постигнете добар резултат у соби, важно је имати на уму да је то само почетак трошкова који ће сносити ви и чланови ваше породице..

На пример, порези и лучке таксе могу додати 100 до 200 УСД на цену ваше карте. Морате да платите авионску карту до и из луке, као и такси или аутомобилски превоз од аеродрома до самог луке. Ако се возите до луке, обично плаћате 15 до 20 долара дневно за паркинг.

Ако ваш пакет за крстарење није свеобухватан, мораћете да платите храну и пиће, који се брзо могу надопунити. На пример, типично алкохолно пиће кошта крстарење од 7 до 10 долара или више, а поврх тога додаје се и бесплатност од 15 до 18%. Многе бродице за крстарење додају и дневну захвалност вашем коначном рачуну, који сада износи и до 23 долара по особи дневно за већину главних линија за крстарење, преноси УСА Тодаи.

Као што видите, цена ваше собе је само врх леденог брега - и увек имајте на уму да је цена собе по особи. Важно је да истражите колико би крстарење заиста могло битикоштају сваку особу дневно тако да чланови ваше породице могу одлучити могу ли им то приуштити.

9. Размотрите државни парк

Ако је домаћин породице на поновном спајању на броду за крстарење недоступан вама и вашој породици, друга опција је да се домаћин поновног окупљања у локалном или државном парку. Можете унајмити павиљон, који често долази са роштиљем на дрвени угљен, за 50 до 100 долара дневно.

Неки већи паркови поседују модерне или рустикалне кабине за изнајмљивање. "Модерна" кабина обично има воду и струју, док "рустикална" кабина нема. Изнајмљивање кабине за чланове породица изван града може бити јефтиније од изнајмљивања хотелске собе, а кабина може обезбедити миран простор за децу или старије особе током дана.

Неки паркови такође имају велике кабине или одмаралишта за изнајмљивање. То може бити неколико стотина долара по ноћи, али ако три или четири породице остану у једној згради и подијеле трошкове, то може бити врло приступачно.

Пре него што резервишете кабину или павиљон, обавезно се распитајте где су најближе тоалете као и локација других садржаја, као што су плажа, игралиште, базен или пристаниште за риболов. Ако било ко у вашој породици користи инвалидска колица или шетаче, распитајте се о потенцијалним препрекама које би им могле отежати присуство. Многи паркови сада имају посебне кабине, без препрека и игралишта.

Избегавајте домаћин породичног окупљања за велики празник, попут 4. јула или празника рада; државни паркови наплаћују своје највише накнаде на ове датуме. Такође ћете желети да резервишите кабине и павиљоне што је раније могуће, јер многи државни паркови резервишу месеце - или чак годину дана - унапред..

Иако државни паркови могу бити одличан избор, размислите о овим другим локацијама за приступачно окупљање:

• Зоолошки врт
• Тематски парк
• Камп или РВ парк
• Црква или верска конференција или одмаралиште
• Сајамски терен
• ИМЦА
• Локално језеро или плажа

Додатни начини за обрезивање трошкова

Постоји пуно других начина да своју породицу учините доступном, укључујући следеће.

• Спремите на фотографије. Уместо да ангажујете фотографа, замолите члана породице да попуни ову улогу. Размислите о одрицању од накнаде за долазак или им чак подарите дигитални фотоапарат ако пристану да фотографишу догађај и организују фотографије након тога.
• Спремите на музику. Ако ће се ваше дружење налазити у великој банкетној сали, замолите музички наклоњеног члана породице да свира ДЈ-а. Опет, као подстицај, нуде да се одрекну накнада својих породица за догађај.
• Уштедите на смештају. Размислите о изнајмљивању неколико кућа за одмор на забавној дестинацији, као што су плажа или у планинама, и да свака породица поделите трошкове подједнако. Сви ћете моћи кухати код куће, што може смањити 30% или више од трошкова вашег поновног окупљања, и имаћете довољно столова за вечеру да се окупите и разговарате.
• Уштедите на храни. Храна представља велики трошак приликом поновног окупљања. Нека буде једноставно тако што ћете поставити бар и пустити свакога да сама одређује своје оброке. На пример, можете поставити хот-бар са свим креативним додацима који можете замислити. Нацхо бар, бар хамбургер, тацо бар и сладолед такође су сигурно хит.

Завршна реч

Породицно окупљање васе породице мозе бити невероватно ако не морате тросити богатство ангазујуци групу, правеци сувенире или састављајте све заједно у неком одмаралишту на америцким Девицанским острвима. (Иако то звучи лепо, зар не?)

Најважније је да ваше окупљање свима пружи прилику да се поново повежу и доживе снажни потез породице. То су ваши људи. Они су ти који имају леђа и залепиће се за тебе кад нико други неће. Проводећи време заједно причајући приче, делијући слике, смејући се својим идиосинкрацијама и забављајући се, створиће везе и учврстити пријатељство без обзира колико новца одлучите да потрошите.

Да ли сте икада планирали окупљање породице или присуствовали неком? Које савете бисте поделили да уштедите новац?