Годишњи преглед у 15 корака за ваше мало предузеће - да ли сте на путу?

Финансијско здравље вашег предузећа је пресудан део његовог успеха. Барем једном годишње одвојите време да испитате како ваше предузеће послује и побрините се да предузмете кораке неопходне за постизање својих циљева. Ево 15 корака које можете предузети да бисте то учинили

Приходи

Приход је износ новца који ваше предузеће доноси или зарађује пре повлачења било каквих трошкова. Без прихода, ваша компанија не може дугорочно профитирати и остати одржива. Ево како осигурати да ваши приходи доведу до позитивних финансијских резултата.

Корак 1: Упоредите циљеве прихода са стварним приходима

Сваком предузећу је потребан буџет који разбија очекиване приходе и расходе. Али имајте на уму да буџет није намијењен сакупљању прашине након што је нацрт. То је живи документ који вам може помоћи да донесете боље одлуке и идентификујете подручја побољшања током године.

Повуците свој тренутни буџет и упоредите своје циљеве прихода са стварним резултатима. Да ли сте пропустили своју мету? Ако је тако, зашто? Можда ћете требати да прилагодите своју потрошњу како бисте надокнадили мањак прихода.

Ако постигнете или премашите своје циљеве прихода, шта сте добро урадили? Можете ли више учинити у будућности? Употријебите дио свог вишка прихода за изградњу фонда за хитне случајеве.

2. корак: Диверзификујте се

Док прегледавате приходе, погледајте колики део вашег прихода долази од једног клијента или једног производа. Ако значајан део долази из једног извора, шта би се догодило ако се тај приход прихода сутра осуши? Да ли би ваш посао био у озбиљним проблемима? Диверзификација у нове производе или тржишта може бити ризична, али вам такође може помоћи да одржите меру стабилности.

Корак 3: Оутсоурцинг

Колико свог времена потрошите на задатке који не остварују приходе као што су друштвени медији, књиговодство, одржавање веб локација или бављење наоко дном сандучета е-поште? Ако вријеме које трошите на ове задатке омета раст, вријеме је да оутсоургирате та подручја пословања како бисте се могли фокусирати на повећање прихода.

Корак 4: Прегледајте листу клијената

Имате ли клијената или купаца који вам троше енергију? Можда су они ти који се увек препиру због цене или се жале без обзира колико се трудили да им удовољите. Можда је време да се ти клијенти изгубе.

Када оснивају компанију, уобичајено је да власници предузећа преузму било којег клијента који плаћа, без обзира колико им били тешки. Али у неком тренутку ти проблематични клијенти могу вас коштати више изгубљеног времена и прихода него што вреде. Ако вас време које трошите на клијенте за пуњење енергије вара из рада са клијентима које волите, уљудно и професионално отпустите.

Трошкови

Важно је да се усредсредите на продају и раст, али ако не управљате трошковима, приходи вам лете на врата чим наиђу. Ево како да постанете свесни пословне потрошње.

5. корак: Погледајте трендове током године

Погледајте своје извештаје о добити и губицима за последњих неколико година. Како су се ваши трошкови мењали из године у годину? Ако ваше предузеће расте, неко повећање трошкова је разумно. Уосталом, трошкови често потичу приходе. Међутим, ако не обраћате велику пажњу, неки трошкови могу вам пропасти. Погледајте пажљиво своје трошкове и проверите да ли можете смањити трошкове без негативног утицаја на квалитет.

Корак 6: Прегледајте текуће трошкове

Пословни модел на основу претплате је у порасту. Уместо да купујете производе и услуге по потреби, плаћате месечну или годишњу накнаду да бисте их редовно примали. То је погодно јер више не требате да бринете о томе да ли ће вам понестати производа или ће вам бити обустављена услуга. Али ова погодност долази по цену ако плаћате претплате које не користите.

Прегледајте своје претплате и откажите све које више не користите. За оне које одлучите да задржите, размислите да ли је ниво плана још увек прикладан за вас. На пример, можда ћете плаћати премиум функције у свом рачуноводственом или софтверу за управљање друштвеним медијима када је нижа разина компаније попут Куицкбоокс такође би задовољило ваше потребе.

Про врх: Ако ваше предузеће плаћа запослене или наручиоце радова, неопходно је имати поуздану компанију са платним списком. Куицкролл платни списак интегрише право у свој књиговодствени софтвер Куицкбоокс, чинећи све бешавним и једноставним.

Потраживања

Потраживања су новац који купци дугују за добро или услуге које сте већ пружили. Много предузећа је пропало јер су, иако је продаја била јака, његов приход седео на потраживањима уместо у банци. Ево како можете уложити неколико минута свог времена да бисте одржали свој новчани ток јаким.

Корак 7: Прегледајте поступке сакупљања

Да ли имате неизмирена потраживања која доспевају 30, 60 или 90 дана? Време је да преиспитате своје поступке прикупљања. Студија америчких агенција за комерцијалну наплату открила је да вероватноћа наплате на делинквентном рачуну драстично опада, што дуже не плаћа. Када касните 30 дана, имате 88,7% шансе да наплатите, али ако доспете 90 дана, та шанса пада на 68,9%.

Дакле, како избегавате да ваш тешко зарађени приход буде везан у билансу стања?

Скратите услове плаћања. Слање фактура на папиру и примање чекова некада су били норма. У том окружењу, давање купцима 30 дана плаћања има смисла јер је то допуштало кашњење поште. Данас већина фактурисаних рачуна путем е-поште и издаје електронско плаћање. Промените услове плаћања са „нето 30“ у „плаћање доспело по пријему“ и наставите након две недеље.
Пратите клијенте чим уплате постану доспеле. Писмена збирке и е-поруке лако се игноришу. Подигните телефон и назовите купце када њихове исплате касне. Брзо ћете сазнати постоји ли проблем и можете ли га решити уз одржавање доброг односа са клијентима.
Дајте купцима подстицај на плаћање. Подстицајни клијенти да рано плаћају или кажњавају оне који касне. Уобичајени подстицај је 10% попуста ако клијенти плаћају у року од 10 дана. Касне накнаде могу бити паушалне или процентуалне вриједности рачуна. На пример, можете наплатити 1,5% неплаћеног износа месечно почевши од фактуре 30 дана.

Остати на врху потраживања и позивати доспјеле купце важан је пословни задатак, али онај за који многи власници малих предузећа немају времена или склоности. Ако су ови задаци увек на дну ваше листе обавеза, имајте на уму да су то одличне ствари за доделу ресурса.

Корак 8: Прегледајте услове у уговорима и фактурама

Ваши клијенти неће плаћати према распореду ако не знају који је ваш распоред. Проверите да ли клијентови уговори и фактуре постављају јасна очекивања када доспевају плаћања и шта се дешава када касне исплате.

На пример, да ли ћете обуставити услугу? Да ли ће вам бити потребно плаћање унапред за будуће услуге? Хоћете ли их послати у колекције? Када су у уговорима и фактурама наведени услови, имате преговарачки чип у разговорима са закашњелим платиоцима.

Обавезе

Плативи рачуни су новац који ваше предузеће дугује за ствари као што су комуналне услуге, залихе и залихе. Управљање доспјелом наплатом је битно јер ако не контролишете своје обавезе, брзо можете стећи репутацију спорог платитеља код добављача и добављача. Такође вас може коштати новца у виду касних накнада, повећаних накнада за камате и чак изгубљених добављача. Ево како да осигурате да одговорно управљате својим рачунима.

Корак 9: Прегледајте касне накнаде

Да ли је ваше предузеће прошле године плаћало касне накнаде? Једно је заборавити плаћање с времена на време, али ако губитак губитка касне накнаде на доспјеле обавезе, морате да утврдите разлог.

Можда имате проблема са плаћањем рачуна јер вам клијенти споро плаћају. Или су можда ваше књиге неорганизоване и ви бисте имали користи од бољег књиговодственог система. Поново, вођење књиговодства и плаћање рачуна лака су подручја која ће се дати вањским изворима ако су нешто с чиме се морате сами носити.

Средства

Имовина су вредности које ваше предузеће поседује. То укључује материјалне ствари попут новца, залиха, намештаја и опреме, као и нематеријалне имовине попут ауторских права, патената и репутације вашег предузећа. Ако не пратите правилно имовину, можда нећете знати како се користе, када их је потребно поправити или заменити или када дође до губитка. Ево како да осигурате да заштитите своје инвестиције.

Корак 10: Прегледајте распоред фиксне имовине

Шта поседујете? Сваком предузећу је потребан распоред основних средстава који садржи опис сваке имовине као и њену откупну цијену и датум. Ово може бити једноставна прорачунска таблица или детаљан распоред амортизације који одржава ваш рачуновођа. Барем једном годишње прегледајте ову листу да бисте били сигурни да су додате нове ставке како не бисте пропустили ниједан драгоцени одбитак од амортизације на пореској пријави.

Такође потражите предмете које сте одложили и треба их уклонити са листе. Компаније често замењују стари комад опреме или га избаце из употребе, али га заборављају да га уклоне из регистра основних средстава. Ако се од вас тражи да поднесете повраћај пословне имовине с вашом државом или локалном самоуправом, остављање старе имовине на списку може значити да преплаћујете овај порез сваке године.

Корак 11: Провјерите поправку и замјену

Прегледајте физичка средства, као што су возила, опрема, намештај и рачунари. Да ли неком од њих треба одржавање? Сада је право време да то закажете. Док то радите, размислите да ли је потребно да се било која физичка имовина замени у следећих годину или две. Ако је то случај, можда бисте желели да почнете да издвајате средства да бисте сада покрили замену.

Корак 12: Надгледајте своју мрежну репутацију

Репутација вашег предузећа није ставка у билансу биланса стања, али не грешите: у данашњем свету који је фокусиран на веб, надгледање ваше репутације на мрежи је неопходно.

Гоогле име вашег предузећа да бисте видели шта долази. Проверите критике на Иелп и другим веб локацијама за преглед. Ако пронађете негативне критике, одговорите на конструктивне повратне информације на начин који купцима показује да желите да исправите ствари. Ако видите информације које су нетачне или непримјерене, погледајте њихово уклањање.

Другим областима

Ево неколико додатних корака како бисте осигурали да је ваше пословање здраво и крените тамо где желите.

Корак 13: Прегледајте своју правну структуру

Да ли је ваше предузеће искључиво власништво, партнерство, ЛЛЦ, С-корпорација или корпорација? Да ли та правна структура још увек има смисла? Ако је ваше пословање знатно порасло од тренутка када сте одабрали врсту ентитета, разговарајте са својим рачуновођом или саветником о томе да ли је ваша тренутна пословна структура још увек права за вас.

Пореском реформом извршено је неколико измена у пореским правилима за предузећа, посебно корпорације. Можда ћете моћи да искористите нове могућности пореског планирања и смањите порезни рачун променом пословне структуре.

14. корак: Проверите покриће свог пословног осигурања

Како се ваше пословање променило током протекле године? Промене величине вашег предузећа, структуре и пословног модела могу утицати на врсту и количину осигурања који су потребни да бисте га заштитили. Програм осигурања с којим сте започели можда више не одговара.

Закажите састанак са агентом осигурања како бисте разговарали о томе да ли треба да додате покриће или повећате ограничења за општу одговорност, имовину, професионалну одговорност, надокнаду радника или покривање кишобрана. Док сте код њега, набавите конкурентне понуде од других компанија. Куповина около може вам донети бољу цену за исто покривање.

Корак 15: Тестирајте своју безбедност на мрежи

Важно је чување ваших података и информација ваших клијената, сигурно и приватно. Слиједите ове кораке од Националног савеза за цибер сигурност да бисте осигурали да су ваши подаци заштићени:

Проверите да ли је безбедносни софтвер на свим вашим уређајима актуелан да би се заштитио од вируса, злонамерног софтвера и других претњи на мрежи.
Укључите аутоматско ажурирање софтвера ако је то опција.
Увек користите јаке лозинке и двофакторну аутентификацију кад год је то могуће.
Редовито стварајте сигурносне копије у облаку или на засебном чврстом диску.
Обезбедите приступ подацима или критичним системима ограничен на запослене којима је то потребно да би обављали своје послове.
Имајте јасну политику шта запослени могу да чувају и инсталирају на своје радне рачунаре и уређаје.
Обучите запосленике да никада не отварају сумњиве везе у е-пошти или посећују непознате веб локације.

Завршна реч

Здрава компанија се не односи само на профит. Такође је читање између редака и постављање правих питања да бисте видели како можете да побољшате своје пословање. Горњи кораци захтевају време, тако да ако вам се чини да не издвојите неколико дана за решавање свега једном годишње, издвојите неколико сати сваког месеца или четвртине и поделите листу на управљиве комаде.

Који год метод да изаберете, покретање пословне провере може вам дати добар осећај шта се дешава са вашим послом и помоћи вам да касније избегнете било какве финансијске штуцање..

Да ли редовно проверавате финансијско здравље свог предузећа? Које кораке бисте додали на ову листу?