5 корака за решавање проблема - Процес и стратегије успеха

Наравно, способности рјешавања проблема знатно се разликују од појединца до особе - неки од нас изврсно рјешавају свеобухватне дилеме, док су други вјештији у доношењу основних свакодневних одлука. Истраживачи Центра за истраживање учења и наставе на Универзитету у Мичигену верују да потешкоће у решавању проблема обично произлазе из следећа два проблема:

Нетачност у читању. Погрешно тумачење проблема може произићи из његове перцепције без концентрисања на његово значење. То такође може бити резултат читања непознатих речи, превидјења важних чињеница и преурањеног решавања проблема. Једноставно речено, многи људи имају потешкоћа у дефинисању проблема у почетку и тако развијају неадекватна или погрешна решења.
Нетачност у размишљању. Древни Грци називали су способност правилног расуђивања „логике“. Данас ову способност називамо „прагматизмом“ - системом размишљања како би се одредио смисао, истина или вредност. Лоше одлуке су резултат недостатка јасноће, тако да се у процесу решавања проблема узимају у обзир ирелевантне информације. Понекад следимо решења која не задовољавају зацртане циљеве или не успевамо да сложимо сложене проблеме на разумљиве делове када нас временска ограничења форсирају на преурањене одлуке.

Свако од нас свакодневно доноси одлуке које утичу на нашу срећу, каријере и задовољство животом. Учењем и вежбањем вештина доказаних решивача проблема - и следећи неопходне кораке - можете да ојачате самопоштовање, смањите међуљудске сукобе и смањите укупни стрес.

1. Дефинишите проблем

Потпуно разумевање проблема пре развијања могућих решења је од суштинског значаја. Неки проблеми изгледају једноставно - одлучивање шта јести за доручак, шта обући за посао, масовно превозити или возити - а њихова решења ретко имају стварни утицај на наш живот. Остали проблеми су невероватно сложени и имају дугорочне последице: избор каријере, за кога се одлучимо вјенчати или да ли ћемо стећи високу стручну спрему.

Проблеми су додатно компликовани због емоција и сматрамо ли примену решења болном или пријатном. Чињеница да многе наше одлуке имају последице далеко у будућност води ка одлагању и даљњој сложености.

Начин на који размишљамо или дефинирамо проблем може резултирати пропуштеним приликама, неадекватним или сталним рјешењима, непотребним трошковима, изгубљеним временом и сталном фрустрацијом и стресом. Примјер тога је када поједностављујемо проблеме тражећи појединачна, или или или краткорочна рјешења, занемарујући дугорочне посљедице.

На пример, журни родитељ који треба да послужи вечеру могао би да трчи до продавнице за ту ноћну храну, а такво понашање може понављати више пута недељно. У потрази за краткорочним решењем (купите вечерашњу вечеру) и занемарујући дугорочно решење (направите једно велико, добро испланирано путовање намирницама унапред), он или она губе време, гас и труд и баве се поновљеном фрустрацијом.

Обично постоји низ одлука и радњи које можемо предузети како бисмо решили проблем, а сваки од њих има различите краткорочне и дугорочне ефекте које је потребно узети у обзир. Проширење дефиниције проблема пружањем више детаља може подстаћи критичко размишљање и резултирати вишеструким, често иновативним рјешењима. Бољи решавачи проблема знају да постављање више питања пре него што покушају да пронађу решење углавном доноси боље резултате.

Важност тачног описа

Цхарлес Кеттеринг, шеф истраживачког одељења Генерал Моторс-а од 1920. до 1947, тврдио је, "Проблем који је добро решен је проблем на пола решен." Чланак из 2012. у Харвард Бусинесс Ревиев-у се поклапа, рекавши: „Добро дефинисани проблеми воде до пробојних решења.“ Аутори су веровали да већина компанија и појединаца није довољно строга у дефинисању проблема које покушавају да реше и артикулишу зашто је решење важно.

На пример, чишћење аласке обале после изливања нафте Еккон Валдез 1989. коштало је огромно више него што се очекивало и требало је више од 20 година да се заврши, пре свега због пропуста да се узме у обзир да нафта у субарктичким водама постаје сирупаста. Ниска вискозност течности отежавала је његово пумпање на обалне станице за прикупљање.

Након што је проблем проширен са „чишћења уља“ на „вискозност материјала“, хемичар у индустрији цемента предложио је решење које ће вибрирати смрзнуто уље у баржама док је испумпавано, одржавајући га течним. Као резултат тога, чишћење је убрзано са потенцијалном уштедом од милион долара.

Коришћењем Киплинг методе за дефинисање проблема

Први корак у решавању било ког проблема је јасна, концизна изјава - оно што заговорници називају „изјавом проблема“. Метод Киплинг, назван по песми Рударда Киплинга из 1902. године у својој књизи „Само тако приче“, један је од популарнијих система за дефинисање проблема. Понекад га називају систем „Пет В и један Х“, новинари га често користе како би саопштили чињенице о ситуацији.

Песма истиче шест компоненти неопходних за правилно решавање проблема:

Шта је проблем?
Зашто је решавање проблема важно?
Када да ли је настао проблем? Када то треба решити?
како да ли се проблем догодио?
Где да ли се јавља проблем?
Ко да ли проблем утиче?

Изјава о проблему треба да буде што јаснија и потпунија. На пример, један сиромашни студент који размишља да ли да похађа факултет може закључити да „не могу да идем на факултет у овом наредном семестру“. Ова одлука одражава погрешну изјаву проблема о недостатку средстава, а не оквира за развој решења која могу омогућити присуство.

Изјава о бољем проблему могла би бити: „Мени (коме) недостају средства за плаћање школарина и накнада у наредном семестру (шта) у УЦЛА (где) до 1. септембра (када). Отпустио сам се са летњег посла и не могу да уштедим онолико колико сам се надао (како). Као резултат тога, мој степен и почетак каријере биће одложени барем шест месеци (зашто). " Проширена изјава о проблемима може довести до других решења као што су тражење стипендија, позајмљивање средстава, похађање другог факултета за ниже школарине, рад са скраћеним радним временом током похађања школе, смањење осталих трошкова за уштеду или комбинација свих.

2. Развити алтернативна решења

Честа препрека успешном решавању проблема је ослањање на претходна искуства, посебно она која изгледају слично нашој тренутној ситуацији. Према психологу Г. Станлеи Халлу, људи су углавном навика, а наше активности и одлуке често су аутоматски рефлекси засновани на нашим личним пристраностима, стереотипима и историји..

Многи научници верују да је навика природна последица еволуције, компромиса између огромне потребе енергије у мозгу - мозгови чине мање од 2% људске телесне тежине, али троше до 20% нашег уноса калорија - и опстанак . Бекањем од грмљања невиђеног лава несумњиво је спасило више наших предака него што је чекало да потврди његово присуство.

Нажалост, ова тенденција да се на сваки проблем примени исто искуство може довести до лоших одлука. Како је амерички психолог Абрахам Маслов рекао: "Ако имате само чекић, сваки проблем видите као ексер."

Осим питања из математике или чињеница заснованих на чињеницама, мали број проблема има једно решење. Бољи решивачи проблема користе разне стратегије за развој више решења пре доношења одлуке. Пошто се оптимално решење обично открива упоређивањем алтернативних резултата, теоретизовање вишеструких избора и њихових резултата је корисно.

Технике развијања више решења за један проблем

Током ове фазе, циљ је генерисати што више потенцијалних решења без обзира да ли су реална, практична или ефикасна. Корисне технике за разбијање старих навика размишљања укључују следеће:

Аналогије. Размотрите сличне проблеме из ваше прошлости и прилагодите њихова решења тренутној ситуацији. На пример, компанија која жели да пласира нови софтверски производ може размотрити уобичајене тактике маркетинга у индустрији - одобрења славних, ниске уводне цене или национално оглашавање - да би представили производ.
Браинсторминг. Ова техника захтева да искључите свој унутрашњи цензор и произведете што више решења проблема, без обзира колико намерно смисљено. Често се назива „креативно размишљање“ или „размишљање изван оквира“, изузетна решења могу бити резултат комбиновања, проширивања и побољшања оригиналних мисли. ИДЕО, награђивана компанија за дизајн и развој у Силицијској долини, заслужна за производе као што су оригинални Аппле миш, мадрац Темпур-Педиц и револуционарни ПиллПацк, у великој мери се ослања на браинсторминг за нове идеје..
Завади па владај. Поделите велики, сложени проблем на мање, решљиве проблеме. На пример, НАСА-ин циљ да постави човека на месец 1960-их остварен је истовременим решавањем једноставнијих инжењерских проблема, у распону од начина постављања две или више ракета једна преко друге (вишенаменске операције), до избора и обуке астронаута.
Средишња анализа. Започните са жељеним исходом и крените уназад кроз критичне кораке неопходне за постизање вашег циља. На пример, добијање унапређења обично захтева позитивне препоруке од стране надређеног. Међутим, надређени обично оцењују кандидате на основу њихових претходних успешних задатака. Имати прилику да радите на задатку зависи од сталног присуства и радних навика запослених и тако даље, све док не дођете до полазне тачке ваше анализе.
Анализа узрока узрока. Уместо да се фокусирате на проблем, усредсредите се на узрок проблема. У ранијем примјеру изливања нафте првобитно се сматрало да је проблем продужено вријеме и трошак чишћења. Међутим, основни узрок је била тешкоћа брзог напумпавања густе нафте у складишта.
Покушаја и грешке. Ако време није разматрање и промена је релативно једноставна за спровођење, размислите о покушају свега док не постигнете оптималну стратегију. Поуке из наших грешака често су вредније од оних које смо научили из наших успеха. Као што је Тхомас Едисон рекао када је говорио о свом изуму електричне сијалице, „нисам изневерио. Управо сам пронашао 10.000 начина који нису функционисали. "

Време потребно за израду више решења требало би да буде пропорционално обиму проблема и његовом утицају. У исто време, покушај развоја решења ради више избора ретко је вредно, посебно после дужег напора. Кад вам је угодно да сте исцрпили могућности, вријеме је да процијените потенцијална рјешења.

3. Изаберите оптимално решење

Критичко размишљање је процес концептуализације, примене, анализе, синтетизације и процене информација како би се усмерило веровање и деловање, према Фондацији за критичко размишљање. То је научен процес који има за циљ да избегне пристрасност, изобличења, предрасуде и недоследност и да је кључан за ефикасно решавање проблема. Потребно је критичко размишљање да би се проценила потенцијална решења проблема и утврдило које би највероватније могло да произведе најбољи општи резултат.

Рано уклоните очигледна неефикасна решења

Нека, претходно развијена алтернативна решења, ако не и многа, непрактична су или се не могу применити јер су прескупа, одузимају превише времена, захтевају недоступна средства или дају несигурне резултате. Процена таквих очигледно непримерених избора је губљење времена и енергије и требало би их избегавати ако је могуће.

Супротно томе, ваше прелиминарно скенирање могућих решења може пружити додатни увид и довести до неоспорног најбољег избора, елиминишући потребу за даљом анализом. Јефф Безос, оснивач Амазон.цом, тврди да у значајним открићима или скоковима изван конвенционалног размишљања увек постоји елемент серендипити - добра срећа или срећа..

Развити матрицу за процену

Када се решавају најсложенији проблеми, ретко постоји једно решење које испуњава све критеријуме - најбољи задовољавају најважније критеријуме са минималном негативном последицом или утицајем на друге факторе. Према Минд Тоолс, одлука матрица је одличан алат за визуелно разумевање разлика између алтернативних решења када не постоји јасан или појединачан избор. Потенцијални избори могу се рангирати према степену да испуњавају критеријуме за најбољи избор.

Ево неколико фактора који би се могли узети у обзир у вашој анализи могућих решења:

Ефикасност. До које мере решење решава проблем?
Практичност. Да ли је решење реално у погледу расположивих ресурса и могућности?
Правовременост. Да ли ће решење испунити критичне рокове или временске оквире?
Расходи. Колико ће решење коштати ресурса и труда?
Ризик. Које су последице - добре и лоше?
Управљање. Могу ли се мерити резултати?

Сваки фактор треба извагати на скали од 0 до 10 за значај у коначном решењу, при чему је 10 најбољи ранг, а 0 најлошији ранг. На пример, једно решење може у потпуности да реши проблем („10“ о ефикасности), док друго решава већину проблема („7“). Слично томе, једно решење може укључивати мало или никакве трошкове („10“) или захтевати велике трошкове („0“).

Завршни корак у стварању матрице је утврђивање релативне важности сваког фактора у коначном раствору користећи проценте, тако да су укупне пондери једнаке 100%. На пример, ефикасност може да има оцену од 50% док је правовременост 10%. У таквим случајевима, испуњена матрица одлука може изгледати слично на следећој слици:

Изаберите најбоље решење користећи расположиве информације

Ако се рјешење с највишим оцјенама интуитивно не чини најбоље, преиспитајте почетно пондерирање и рангирање. Нелагода коју осећате може бити показатељ да су вам неки фактори важнији него што сте првобитно мислили. У том случају их прераспоредите и поново подесите. Имајте на уму да је низак резултат једног фактора можда довољан да га одбаците као решење. На пример, високи трошкови могу бити довољни да решење буде неприхватљиво.

4. Примените оптимално решење

Једном када донесете одлуку о најбољем решењу свог проблема, време је да предузмете мере. Признајте да имплементација можда не иде глатко, посебно ако решење зависи од сарадње других људи. Готово свака одлука захтева промену статуса куо и, како је написао Ниццоло Мацхиавелли 1532. године, „нема ништа теже примити у руку, опасније је спровести или неизвесније у његов успех, него преузети водство у уводу новог реда ствари. " Тенденција људи да се опире променама је толико распрострањена да консултанти за управљање променама редовно остварују шестеро- и седмерознаменкасти годишњи приход.

Иако је важно да се решење критичних проблема спроведе што је брже, такође је примерено препознати препреке које ће се вероватно појавити и развити одговарајућу стратегију за превазилажење отпора. Ево неких уобичајених опструкција за промену у пословном окружењу:

Кретање пребрзо. Уместо да се одупиру директно људима, већа је вероватноћа да ће тражити одлагање тражећи више информација, разматрајући друге алтернативе или се молећи за недостатак ресурса.
Имплементација траје предуго. Решења је премало, прекасно.
Неприхватљиво. Трошак је превисок или ће умањити остале важне инвестиције.
Недовољно запослени. Ваши људи су превише заузети или им недостаје обука за примену решења.
Купцима се неће свидети. Изгубит ћете тржишни удио конкурентима, повећаће се притужбе купаца или ће патити услуга купца.
Негативне последице нису познате. Шта ако решење не успе или нас натера да изгубимо посао?
Решење неће радити. Анализа проблема је неисправна, превише исхитрена или није узела у обзир неопходне елементе.

Не бојте се суочити се са приговорима других или себе. Са другима одговорите на питања чињенично, уљудно и са што више информација. Задржите фокус на решавању проблема, а не на личности оних који су укључени у то.

Ако се постави легитиман приговор или решење које претходно није размотрено, будите спремни да одложите спровођење док се не испита. Ако поново размислите о својој одлуци на основу примљених приговора, брзо истражите и о свим налазима пријавите своје налазе. Не поносите се ауторством решења, већ у процесу одређивања најбољег решења.

5. Верујте својој анализи

Ако сте марљиво пратили кораке за боље решавање проблема до ове тачке, будите сигурни да је ваш посао завршен и дошли сте до најбољег решења. Велики део отпора на који наилазите вероватно је последица страха и недостатка информација, а не истинског приговора предложеном решењу.

Комуницирајући свој процес, можете претворити пријатеље и особе које се баве оградом у ваш начин размишљања. Будите транспарентни и небрамбени, признајући да су њихови страхови и приговори природни и да ће вероватно настати у већини ситуација које укључују промене.

Ако је група укључена у процес како би се постигло оптимално решење, идентификујте кључне савезнике који могу помоћи убедити остале да је решење здраво, на основу свих доступних информација. Имати спонзоре или „шампионе“ да помогну у уверавању других увек је добра стратегија у спровођењу тешке или контроверзне промене.

Резултати надгледања - повратна веза

Упркос вашим најбољим напорима, нека решења не делују како је планирано. Разлози за то су многи: не разматрање свих фактора, недостатак доступних информација, ненамерна пристрасност или погрешна перцепција или промена основних услова који утичу на проблем или решење. Живимо у несигурном свету, па је ретко одговор загарантован да је истинит или делотворан у сваком тренутку.

Сјајни производи и компаније расту кроз процес интеграције и сталне иновације. Константно надгледајући резултате, упоређујући их са очекивањима и накнадно прилагођавајући нечије поступке како би се постигао планирани резултат - иначе познат као "повратна петља" - можемо бити сигурни да ће решења остати валидна и произвести жељене резултате.

Према Виред-у, петље повратних информација су како учимо, било да их називамо пробним и грешкама или корекцијом курса. Они су темељно истражени и потврђени у психологији, епидемиологији, војној стратегији, еколошким студијама и економији, а уобичајено су средство у плановима спортског тренинга, стратегији извршног тренирања и мноштву програма само-побољшања. Елон Муск, изумитељ, предузетник и извршни директор Тесла Моторс-а, тврди да је важно имати повратну спрегу где стално размишљате о томе шта сте урадили и како бисте могли боље да радите.

Како се из имплементираног решења појављују резултати, важно је прикупити податке и утврдити да ли су последице првобитно замишљене. Када постоји неочекивани негативни резултат или исход који не задовољава очекиване параметре, бољи решавачи проблема понављају кораке за решавање проблема, прилагођавајући се по потреби.

У многим случајевима прилагођавања су мала и могу се брзо имплементирати. Међутим, у неким је случајевима потребна нова стратегија или рјешење, а то значи поновно покретање проблема с информацијама добивеним од имплементације.

Завршна реч

Решавање проблема није урођена способност, већ стечена вештина. Кен Ватанбе, бивши МцКинсеи саветник и аутор књиге „Решавање проблема 101“, учи да вежбање добрих вештина решавања проблема развија менталитет који покреће људе да извуку оно најбоље у себи и да обликују свет на позитиван начин. Учење и употреба одговарајућих вештина могу постати навика, олакшавајући решавање проблема и оснажујући свакога од нас да побољша наш живот и свет.

Запамтите, сви се свакодневно суочавају са проблемима, великим и малим, које је потребно решити. Слиједећи ове кораке може довести до бољих одлука и сретнијег живота. У многим случајевима проблем не ствара највише стреса, већ последице лошег решења.