Како написати и дистрибуирати саопштење за штампу које доноси резултате
У складу са тим, многа штампарска саопштења никада нису коришћена од стране штампе, јер или нису прикладна за одређену публикацију или не садрже занимљиве вести. Ако ћете покушати да ширите реч о вашој организацији или догађају, од пресудног је значаја како да направите саопштење за штампу које ће вас приметити - и доћи до резултата који желите.
Компоненте ефективног саопштења за јавност
Да бисте повећали шансе да се ваша компанија појави у медијима, писите о темама које директно и позитивно утичу на заједницу. На пример, ако се ваша компанија шири, обавезно се усредсредите на то како ће то ширење створити радна места. Или ако ваша компанија учествује у прикупљању средстава за локалну добротворну организацију, истакните то у свом саопштењу за штампу и позовите заједницу да подржи ствар.
Надаље, од кључне је важности уградити сљедеће:
1. Примамљив наслов
Да бисте привукли пажњу новинара, важно је да напишете изванредан наслов. Уосталом, улога наслова је да охрабри новинара или другог медијског стручњака да настави да чита ваше саопштење. Зато увек користите активни глас у наслову, а не пасиван. На пример, „Експанзија компаније повећава локалну запосленост за 500%“ ефикаснија је од „Компанија ће продужити западни крај фабрике за 2.000 стопа“.
2. Ангажирајући олово
Једном када привучете пажњу новинара пружањем теме која ће и публици и уреднику публике бити занимљива, од пресудног је значаја да се новинар бави. Да бисте то учинили, напишите водство (почетак саопштења за штампу) на такав начин да привуче срца или умове читалаца. Не заборавите да одговорите на питања „ко“, „шта“, „где“ и „зашто“ што је брже могуће. Такође, имајте на уму да у овом тренутку не морате понудити знатну количину детаља - до тога долази касније.
3. Цитати
Да бисте свом саопштењу за штампу додали више суштине, укључите цитате подршке од појединаца и група о којима се расправљало у издању. На пример, ако ваше мало предузеће организује догађај који прикупља новац за одређену добротворну организацију, укључите цитате оних који доносе одлуке о добротворним организацијама - и, ако је могуће, наведите цитате људи на које ће директно утицати прикупљање средстава. Кратки интервјуи вођени путем е-поште или телефона требали би бити довољни за прикупљање свих цитата које су вам потребне.
Проверите да ли су цитати које користите интелигентни и подржавају циљ саопштења за јавност. Штавише, ако у граничним наводима постоје граматичке грешке, будите сигурни да исправите ове грешке без мењања контекста.
4. Контакт информације
Обавезно унесите саопштење за штампу у тачне податке о контакту како би новинари могли да контактирају вас или вашу организацију са питањима. Укључите и податке за контакт који су усмерени према купцима, како би могли да купе ваш производ или услугу. Пред крај саопштења за штампу, објасните себе или компанију у вези са пореклом, мисијом и услугама.
5. Чињенице, статистика и одобрења
Да бисте дали своју супстанцу за штампу, у саопштење укључите подршку статистике из угледног извора. На пример, наведите цитате генералног директора ваше компаније, стручног пословног аналитичара или чак задовољног потрошача.
6. Економична употреба речи
Новинари имају ограничено време, зато будите кратки и тачни. Штавише, ако можете да користите пет речи уместо осам да бисте нешто рекли, учините то и ограничите величину саопштења за штампу на отприлике једну страницу. Новинар вас увек може назвати ако му требају додатне појединости. Међутим, ако желите, можете приложити информативни списак о својој компанији за референцу.
7. Тачност и правилна граматика
Пре него што доставите саопштење за медије, проверите да ли су све информације тачне и нису застареле и да ли документ не садржи граматичке грешке и правописне грешке. Важно је да делујете професионално и поуздано - имате само један снимак да направите одличан први утисак.
8. Професионалне фотографије
Нису све публикације способне да лично сликају вас или вашу организацију. Стога је одлична идеја припремити фотографије професионалног квалитета за ваше медијске контакте. Те слике би требале бити у ЈПЕГ формату и бити величине најмање 5000 × 500 пиксела и 72 тачке по инчу (ДПИ) за онлине медије - и више за штампање, за које је често потребно да слике буду величине од 300 ДПИ.
Опције за писање саопштења за јавност
Постоји неколико опција када је у питању избор ко ће припремити ваше саопштење. Будите искрени у својој процени способности себе и свог особља, као и буџета свог предузећа, када узмете у обзир следеће:
1. Напишите сами
Ако сте сигурни у своје ПР и маркетиншке способности писања, сами напишите саопштење. Уосталом, нико не зна ваш посао боље од вас - и који је бољи начин да уштедите?
2. Унајмите професионалног писца
Ако немате вештине или имате времена за писање саопштења за јавност, одлична алтернатива је да запослите некога ко ће вам то написати. Будите сигурни да радите са писцем који има пуно пословног и маркетиншког искуства у писању. Да бисте одредили његов ниво искуства, затражите податке који се односе на стручност, а такође тражите директне узорке. Направите корак даље и потврдите професионалне информације подноситеља захтева проверавањем ЛинкедИн профила или вршењем Гоогле претрага.
Да бисте пронашли писца, тражите колеге за препоруку, објавите оглас на Цраигслисти или на веб локацијама друштвених медија или користите претраживач. Стопе за професионалног фрееланцера могу варирати од 50 до 500 УСД на основу нивоа његовог искуства.
3. Радите са ПР агенцијом
Поред писања саопштења за штампу, ПР агенција може сарађивати са вама на стварању општег ПР плана. Ипак, ако радите на ограниченом буџету, многе ПР агенције ће бити изван вашег ценовног распона. Генерално, ПР агенције раде на месечном задржавању, испуњавајући под уговором одређени број саопштења за јавност и других ПР задатака за вас.
Мање ПР агенције могу наплаћивати мање од 1.000 УСД месечно за одређени број услуга, укључујући саопштења за штампу, док већа ПР компанија може наплатити чак 10.000 УСД месечно. Међутим, имајте на уму да постоје ПР агенције које раде по пројекту.
Како промовисати своје саопштење за јавност
Промоција је кључна за ваше саопштење пред правим очима и на довољним столовима да утичете.
1. Саставите листу медијских контаката
Ако сте тип „уради сам“ или циљате локалне медије, можете лако да направите своју листу контаката у медијима. Једноставно запишите име, позицију и е-пошту сваког контакта за штампу и не заборавите да редовно ажурирате ову листу, јер уредници често мењају радна места у компанијама.
Да бисте послали саопштење за штампу, једноставно га е-поштом пошаљите одговарајућем уреднику. Обавезно укључите саопштење за јавност и пратећу фотографију у тело е-поште, а не као прилог. Да бисте повећали шансе за отварање е-поште, у наслов теме е-поште уврстите наслов саопштења за штампу.
2. Купите директориј
Одличан начин за приступ многим циљаним контактима је куповина листе директорија. Помоћу директорија можете да изаберете опште или више специјализованих података за контакт са медијима. Наравно, цене за ове именике могу значајно да се разликују. Неки популарни директоријуми укључују Бурелле-ов Медиа Дирецтори ($ 60 до $ 1,000) и Бацон'с Информатион, Инц. директоријуме ($ 425 до $ 1350).
3. Користите услугу дистрибуције саопштења за штампу
Компаније попут ПР Невсвире-а и ПРВеб-а могу да дистрибуирају ваше саопштење за штампу уз одређену накнаду која се креће од 100 до 500 УСД. Ови дистрибутивни сервиси стварају персонализовану базу података медија и дистрибуирају саопштења за штампу одговарајућим контактима.
Завршна реч
Једном када стекнете пажњу медија, важно је да ваше предузеће буде спремно за пажњу и могући прилив пословања који може произаћи из медијске пажње. Будите доступни, брзо враћајте позиве и будите сигурни да имате довољно особља, пропусне ширине и доступан производ. Ако не, и новинари и заштитници могу се лако фрустрирати и делити негативне информације о својим искуствима.
Поред тога, након што одређени новинар покрене причу о вама и вашем послу, важно је остати у контакту. Јавност није једнократна ствар, а да бисте били успешни, у вашем најбољем интересу је да и даље шаљете занимљива и релевантна саопштења за штампу и инсајдерске савете на своју листу контаката.
Које друге савете можете предложити за израду и дистрибуцију успешног саопштења за јавност?
