Колико дуго треба да чувате важне документе (и шта можете да уништите)

Једног дана то се може догодити. Али данас није тај дан.

Већина нас и даље види папирне документе који улазе у наше домове сваких неколико дана, ако не и сваки дан: чувајте рачуне, нежељену пошту, рачуне, банковне изводе, пореске документе, уплате. Примамљиво је све то помести у канту за смеће, али питамо се: Да ли ће нам поново требати ови документи? Ако је тако, колико дуго их треба чувати и како да их чувамо како бисмо их лако пронашли кад нам затребају?

Одговор на та питања зависи од посебне врсте документа. Ево закључка који од ових неугодних папира морате да задржите, колико дуго их требате да чувате и који је најбољи начин да их сачувате и организујете.

Колико дуго треба водити важне записе

Ако бисте морали заувек да задржите сваки комад папира који је у вашем власништву, од потврде о трговини до паркинг карте, убрзо би заузели толико простора у вашој кући да бисте ви и све ваше ствари били избачени на улицу. Срећом, то није неопходно. Постоје неки документи које бисте требали задржати у недоглед, али постоје и други које можете сигурно одбацити за само мјесец дана. Ево водича за време складиштења различитих врста докумената.

Пореска документа

Када завршите са пријавом пореске пријаве, не можете једноставно одбацити све документе које сте користили да бисте је испунили. Служба за интерни приход (ИРС) могла би ревидирати вашу пореску пријаву до три године након што је поднесете - или до шест година ако сумња на значајну грешку - и ако то учини, требаће вам та документа. ИРС препоручује да чувате и своју пореску пријаву и сав материјал везан за њу „до истека ограничења за ту пореску пријаву“, и пружа детаљан списак ситуација у којима би тај период могао бити заувек од три године до вечно.

Међутим, према Грегу МцБридеу, главном финансијском аналитичару Банкратеа, нема потребе да се мучите са свим тим детаљима. Уместо тога, МцБриде каже Цонсумер Репортс да би требало да чувате све податке у вези са порезом најмање седам година. То укључује и саму пријаву пореза, пратеће обрасце као што су В-2 и 1099, и све документе везане за предмете које сте затражили као одбитке, као што су:

Доприноси добротворним установама
Школарина и накнаде за колеџ
Трошкови здравствене заштите
Камате на хипотеку
Доприноси за пензиони план
Исплате алиментације

Придржите се било које банковне евиденције, примања и отказаних чекова који показују да сте имали ове трошкове тако да то можете доказати у случају ревизије.

Неки стручњаци тврде да се исплати заувек задржати своје порезне пријаве. Порески стручњак Мицхаел Тонковић, разговарајући са ЦредитЦардс.цом, истиче да ИРС може да изврши ревизију послодавца или рачуновође осумњиченог за превару чак и након што се затвори седмогодишњи прозор и могао би затражити ваш повратак у склопу те истраге. Такође можете да користите своје старе обрасце за повраћај и В-2 да бисте доказали свој приход за одређену годину ако постоји грешка у вашој изјави о приходима од социјалног осигурања..

Подаци о кредитној картици

Када купујете са кредитном картицом, не бацајте само рачуне у смеће кад се вратите кући. Чувајте их док не добијете рачун за кредитну картицу тог месеца, а затим их проверавајте са изјавом да бисте били сигурни да садржи све што сте купили - и ништа што нисте. На тај начин моћи ћете оспорити трошкове који нису легитимни или затражити поврат новца за предмете које сте наручили и које никада нисте добили.

Једном када проверите месечни извод, у већини случајева можете да одложите рачуне. Међутим, ако се ради о ставкама које планирате да затражите од пореза, умјесто тога треба да их унесете у своју мапу с порезним подацима.

Такође се вреди држати рачуна за велике куповине, попут намештаја, уређаја, електронике или побољшања куће. Можете их користити као доказ о куповини ако требате да поднесете захтев за гаранцију или да докажете трошкове предмета ако морате да поднесете захтев за губитак или штету на кућном осигурању. Ако планирате да сачувате рачун из било којег од ових разлога, направите копију на обичном папиру и поднесите то јер рачуни од термичког папира временом блиједе..

Што се тиче самог извода о кредитној картици, вероватно га можете бацити након што га платите. Ако вам је потребна копија касније - на пример да бисте потврдили куповину - можете је добити код компаније за кредитне картице. Међутим, ако изјава укључује куповину коју ћете одбити од пореза, задржите је у документу са својим пореским документима.

Остали рачуни

Након што платите рачуне за комуналије, каблове и мобилни телефон током месеца, држите их док не будете могли да проверите да је исплата прошла. То би могло значити чекање док не добијете извештај следећег месеца или само проверавање рачуна на мрежи након пар дана.

Једном када је плаћање верификовано, рачуне можете располагати у већини случајева. Међутим, ако сте самозапослени, држите се тих рачуна док не поднесете порез за следећу годину. Постоји шанса да бисте део или део трошкова могли да одузмете као пословни трошак.

Платити стуб

Ако ваше радно место не плати зараду директно на ваш банковни рачун, онда сваки чек долази са штитником платне листе који садржи податке као што су ваша бруто зарада, порези и други одбитци пре опорезивања. Стручњаци кажу да би требало да задржите ове обрасце док не дође време за подношење пореза за следећу годину како бисте их могли проверити у односу на годишњи В-2 образац који добијате од свог послодавца. Ако се износи на В-2 и делови вашег плаћања не зброје, можете затражити измењени порески образац, користећи штуке као доказ.

Можете да користите и своје штуке за плату да бисте били сигурни да је приход наведен у евиденцији зарада за социјално осигурање за годину тачан. Управа социјалног осигурања (ССА) више не шаље те изјаве поштом, тако да ћете морати да се региструјете за рачун код њих да бисте видели своју изјаву.

Добра је идеја да сваке године провериш у својој изјави да ли има грешака. Ако ССА схвати ваш приход током једне или више година, то ће утицати на број бенефиција на које имате право када одлазите у пензију. Ако нађете грешку, обратите се ССА-у да бисте је исправили што је пре могуће.

Подаци о осигурању

Ако сте попут већине Американаца, имате бар неколико различитих полица осигурања. На пример, можете имати здравствено, аутомобилско, животно и власништво кућа или осигурање станара. Свака од ових различитих полиса долази са папирологом осигураватеља која показује шта ваша полиса покрива и који су ваши одбитци.

Све док имате политику, треба се придржавати тренутне папирологије за њу. Омогућит ће вам провјеру покрића прије подношења захтјева или доказати да имате покриће у случају спора са осигуравајућом кућом. Када обновите или промените полису, добит ћете нови сет папира за то, у којем тренутку можете одбацити претходне.

Банк Рецордс

Сваки пут када користите банкомат или уплате депозит или подизање у прозору банке, добијате рачун. Држите их док не добијете месечни извод од банке како бисте били сигурни да су све ваше трансакције исправно забележене. Након тога их можете бацити.

Ако радите путем интернета, нема потребе да се након провере придржавате својих месечних извода. Увек можете да одете на веб локацију или апликацију банке да бисте приступили копији извода за било који одређени месец. Ако не банкарите путем интернета, онда је добра идеја да месечне извештаје чувате током године - или до седам година ако вам требају за пореске сврхе. Ако примате годишњу изјаву која садржи пореске податке, уместо тога можете да је задржите и одбаците месечне извештаје.

Ако и даље користите чекове на папиру, држите отказане чекове - или њихове репродукције које сте добили уз вашу изјаву - током једне године. На тај начин можете извршити чек када вам затреба као доказ о уплати. Сваког месеца прођите све своје чекове који су прешли једногодишњу границу и поднесите оне који се односе на ваше порезе, пословне трошкове, поправке куће или хипотекарне исплате. Сви остали се могу исецкати.

Подаци о инвестирању

Ако инвестирате у акције, обвезнице или узајамне фондове преко брокерске куће, она ће вам послати квартална извештаја свака три месеца да покажете како функционишу ваше инвестиције. Држите ове изјаве до краја године, када компанија пошаље свој годишњи извештај. Проверите кварталне извештаје да бисте били сигурни да се подударају са годишњим резимеом, а затим их одбаците. Држите се годишњих сажетака све док сте власник хартија од вредности, плус још седам година, у случају да су вам потребне за пореске сврхе.

Ако купујете и продајете појединачне акције, обвезнице или средства на мрежи, добићете потврду о куповини. Задржите ту потврду све док не продате хартије од вредности како бисте на њу могли да се обратите када пријавите капитални добитак од продаје на порез. Након тога би га вероватно требало да држите у евиденцији са другим порезним документима у случају да вам затребају ревизију.

Документи о пензионисању

Планови пензионисања, као што су планови 401 (к) и 403 (б), такође шаљу тромесечне извештаје. Стручњаци кажу да треба према њима поступати исто као према тромесечним извештајима за остале инвестиције: Држите их да се придржавају вашег годишњег извештаја, а затим их одбаците.

Стручњаци се слажу да би годишње извештаје требало држати најмање док не одете у пензију, а неки препоручују да их чувате све док настављате да цртате новац из плана. То је посебно важно за планове Ротх ИРА и Ротх 401 (к) тако да можете доказати да сте већ платили порез на своје доприносе. Ако је ваше радно место једно од ретких које још увек нуди пензиони план са дефинисаним примањима, стручњаци препоручују да сва документа везана за тај план трајно чувају, чак и након што одете у пензију.

Документи о зајму

Ако имате дугове попут хипотеке, зајма за аутомобиле или студентских зајмова, придржавајте се свих папира који се односе на те зајмове док их не отплатите. То укључује уговор о зајму и евиденцију свих ваших плаћања. Чување ове евиденције омогућава вам да тачно докажете шта дугујете и колико сте већ платили.

Након отплате кредита, требало би да добијете још један документ који показује да је зајам плаћен у целости. Овај документ бисте требали чувати најмање седам година за своје пореске евиденције. Међутим, ако имате простора, добра је идеја да се заувек задржите како бисте могли да докажете да је зајам отплаћен. Када је реч о хипотекарним кредитима, ово би требало заувек да чувате.

Подаци о својини

Ако сте власник куће, морате да водите све записе везане за куповину куће и сва већа побољшања која сте направили. То укључује евиденцију о било каквим трошковима повезаним са куповином куће, као што су правне таксе и провизије за некретнине. Ови документи ће вам требати да утврдите основу трошкова - односно укупног износа новца који сте унијели у кућу - када га продате. Те информације ће утицати на износ који плаћате порезом на капиталну добит од продаје.

Исто тако, ако имате кућу за одмор или инвестирате у некретнине за изнајмљивање некретнина, те исте документе треба да задржите за све некретнине које поседујете поред главне куће. За порезне сврхе, придржавајте се ових докумената до седам година након што сте продали некретнину.

Још један користан документ који морате задржати је ваш квартални рачун за порез на имовину. Држите рачуне, као и рачуне или отказане чекове како бисте доказали да сте извршили плаћање, све док не поднесете порез за следећу годину. Ако сте умешани у било какав спор око плаћања пореза на имовину, држите рачун све док се спор не реши.

Још један документ који морате да сачувате - и обавезно га чувајте на сигурном месту - наслов је вашег дома. Овај документ је ваш правни доказ да сте власник некретнине. Задржите наслов код куће док га не продате. Учините исто са титулом свог аутомобила ако га имате.

Ако сте изнајмљивач, нећете се бринути о евиденцији куповине, али највероватније имате уговор о закупу који сте потписали приликом пресељења. Чувајте овај документ све док живите у кући како бисте могли обратите се на то ако имате било каквих спорова са својим станодавцем. Након што се иселите, придржите се уговора о закупу све док станодавац не врати сигурносни депозит. Након тога можете га исећи.

Лични записи

Неки од најважнијих радова који поседујете су они који документују важне догађаје у вашем животу. У зависности од тога како је прошла ваша животна прича, оне могу укључивати било шта од следећег:

Изводи из матичне књиге рођених (сопствени и дечји)
Документи о усвајању
Социјално безбедоносна картица
Лиценца за брак
Уредба о разводу
Натурализациони сертификат
Војни отпусни папири
Воље, поверења, пуномоћи и друга документација за планирање имовине
Извештаји о смрти (за супружника и другу блиску родбину)

Те документе ћете морати да користите у разним периодима током свог живота. На пример, можете да користите извод из матичне књиге рођених или картицу социјалног осигурања као личну карту када тражите возачку дозволу или пасош; мораћете да донесете уредбу о разводу ако се желите поново оженити, а наследницима ће након смрти бити потребан приступ вашој вољи. Чувајте те документе заувек и чувајте на сигурном месту, попут сефа.

Говорећи о сефовима, Цонсумер Репортс каже да ако је имате, добра је идеја водити листу њеног садржаја. Можете се обратити ако сумњате да нешто недостаје. Држите овај списак док имате кутију.

Како чувати своје записе

Након што сте сортирали све своје записе и схватили шта треба чувати, требало би да одлучите где ћете га чувати. Постоје два главна начина за чување докумената: на папиру или у дигиталном облику. Без обзира на начин који одаберете, потребан вам је систем за вођење евиденције, тако да их можете лако пронаћи када будете требали. И док радите на уређивању датотека, можете предузети неколико мера предострожности како бисте заштитили своје осетљиве документе од оштећења и крађе..

Чување папирних докумената

Папирна документа спадају у неколико различитих категорија. Приходи од кредитних картица, банкомати и уплатнице за банкарске депозите морају се чувати мање од месец дана. Можете их залепити у коверат или залепити на штанду. На крају месеца можете их све проверити на вашој кредитној картици или изводу из банке и потом их отуђити.

Затим, неки документи - као што су тромесечни извештаји о инвестирању и обрасци осигурања - морају се чувати годину дана или мање. Прикладан начин за њихово складиштење је у ормарићу за складиштење датотека или висећем сандуку датотека с одвојеним мапама за сваку категорију: кућни, аутомобилски, финансијски и слично. Ако вам недостаје простора и имате само неколико докумената за складиштење, организатор датотека хармоника са више уграђених џепова нуди компактну алтернативу.

Коначно, постоје документи које требате чувати током дугог периода, као што су пореске пријаве и евиденције о имовини. С овим морате одлучити шта вам је најважније: заштитити датотеке или их чувати доступнима.

Чување ваших дугорочних докумената у ормарићу датотека, заједно са вашим краткорочним, олакшаће вам њихово проналажење кад су вам потребне. А ако одаберете ормар за датотеке с бравом, чуват ће ваше осјетљиве личне податке даље од знатижељних очију. Међутим, то неће заштитити те документе од оштећења у случају пожара или поплаве. Супротно томе, чување докумената у ватроотпорном сефу заштитиће их од оштећења и крађе, али ће им отежати приступ.

Стручњакиња за мала предузећа Барбара Велтман, разговарајући са Цонсумер Репортс, препоручује да одаберете ватроотпоран сеф за документе који су посебно осетљиви: банковне и инвестиционе извештаје, пореске документе, документацију за планирање имовине и информације о пензијама. Будући да ти документи садрже личне податке, попут вашег броја социјалног осигурања, ако их оставите тамо где би их други могли пронаћи, рискирате због крађе идентитета.

Такође је добра идеја да документе осигурања чувате у сефу како бисте их могли повратити након пожара, поплаве или провале. То укључује полисе осигурања и копију вашег кућног инвентара, који ћете требати да поднесете захтев. Стручњаци такође предлажу да направите листу свих ваших најважнијих налога и да је сачувате у свом сефу за референцу.

Чување електронских докумената

Чување финансијских докумената у дигиталном облику може бити једноставније од складиштења физичких докумената. Електронске датотеке заузимају мање простора у вашој кући него ормарићи пуни папира, и не могу их уништити пожари или поплаве. Ако већину рачуна и изјава добијате у дигиталном облику, лако их је похранити на хард диск, а ако имате папирне документе, можете их претворити у електронски облик скенирањем.

Међутим, електронске датотеке су подложне другим пријетњама, попут компјутерских вируса и хаковања. Ево како да заштитите своје дигиталне записе од ових опасности:

Користите заштиту лозинком. Прво обавезно користите сигурне лозинке за све ваше финансијске рачуне на мрежи. Често мењајте своје лозинке и избегавајте коришћење исте лозинке за више веб локација. Ако чувате копије финансијских записа на тврдом диску, можете заштитити лозинком појединачне датотеке или мапе у које их чувате. Дигитал Трендс објашњава како то учинити за Виндовс и Мацинтосх рачунаре.
Инсталирајте антивирусни софтвер. Компјутерски вируси и друге врсте злонамерног софтвера могу оштетити ваше датотеке или смањити вам приступ њима. Да бисте избегли ове проблеме, инсталирајте добар антивирусни програм на свој рачунар и ажурирајте га. Потражите техничке публикације као што су ПЦ Магазин и ЦНЕТ да бисте пронашли најбољи антивирусни софтвер за Виндовс машине и Мацу.
Користите заштитник од пренапона. Друга претња вашем рачунару су шиљци напајања који могу пржити његове деликатне унутрашње компоненте. Најбољи начин да се смањи ова претња је да рачунар буде укључен у заштитник од пренапона. Траке за напајање са заштитом од пренапона могу истовремено да заштите до десетак електронских уређаја.
Задржите резервне копије. Без обзира колико пажљиво штитили рачунар, не можете у потпуности да елиминишете ризик да ће бити оштећен или украден. Међутим, ако резервне копије датотека чувате у облаку, нећете изгубити приступ чак и ако изгубите рачунар. Проверите да ли ваш провајдер складиштења у облаку користи технологију енкрипције тако да хакери не могу лако да пронађу ваше датотеке. Алтернативно, можете направити резервне копије датотека на спољном чврстом диску који је заштићен лозинком.

Чување личних записа

Стручњаци се не слажу око тога где треба да водите виталне личне податке као што су изводи из матичних књига, пасоши, тестамент и звања у ваш дом и аутомобил. Велтман препоручује да те документе ставите у сеф у банци, али други стручњаци истичу да ће то омогућити само документима током радног времена. Такође, ако умрете, ваш сеф може бити запечаћен, што отежава вађење његовог садржаја. Ови стручњаци кажу да је ватроотпорни сеф најбоље место за ове виталне документе.

Можда је најсигурнија опција од свега да направите резервне копије ваших најважнијих докумената, као што су изводи из матичне књиге рођених и венчаних. То ће вам омогућити да чувате један у сефу, а један у ватроотпорном сефу код куће.

Резање старих докумената

Да бисте се заштитили од крађе идентитета, морате више него сигурно да чувате документе које чувате. Такође морате сигурно да одложите оне које избаците. Ако само бацате документе са осетљивим личним подацима у канту за смеће или отпад, лопови их могу извадити из канте уз рубник и користити их за упад у рачуне..

Да бисте избегли овај проблем, уложите у малу дробилицу за кућну канцеларију. Резач пресека је најбољи, јер ваше документе дели на ситне комаде, а не на дуге траке које би потенцијално могле да се поново саставе. Није потребно разрезати сваки комад папира са вашим именом, али стручњаци кажу да је паметно исецкати све што садржи више личних података о вама него што бисте могли да пронађете у телефонском именику.

Према рециклажном тренеру, већина градова омогућава вам да одложите исецкан финансијски документ у канту за рециклажу отпадне стране, међутим, вероватно ћете их морати да садржи у пластичној кеси, папирној кеси или картонској кутији да мали комадићи не би пухали. далеко. Проверите код локалне агенције за рециклажу да бисте сазнали која су правила. Такође можете да претворите комаде папира у компост или поново употребљавате као материјал за паковање или паковање.

Једна врста финансијских евиденција које не би требало да рециклирате је похрањивање и примања банкомата штампана на термалном папиру. Како објашњава тренер рециклаже, ова врста папира садржи танки премаз токсичне БПА пластике која може контаминирати читаву групу рециклираног папира. Ако ваш град нема посебан програм преузимања рачуна, једноставно их баците у смеће. Срећом, потврде немају много личних података о њима, па их није потребно прво делити.

Такође је важно предузети мере предострожности приликом смећа старих електронских датотека које садрже осетљиве податке. Ако ове датотеке једноставно преместите у смеће - чак и ако одмах испразните смеће - датотека се трајно не брише. Уместо тога, према Фондацији за електроничку границу (ЕФФ), рачунар чини датотеку невидљивом и простор који је заузео ставља на располагање за преписивање. Док се то не догоди - што би могло бити недељама, месецима или годинама у будућности - датотека је још увек на вашем диску где је вешти хакер може да је преузме..

Да бисте безбедно одлагали датотеке, морате да наложите рачунару да их пребриса одмах након што их отмете. ЕФФ објашњава како се то ради на Мацинтосх и Виндовс рачунарима.

Завршна реч

Постављање система складиштења за све ваше финансијске документе захтева мало рада унапред, али дугорочно вам то може уштедети. Једном када знате тачно које документе требате чувати и колико дуго, постало је питање рутине стављање примања у коверат, тромесечне изјаве у мапу и пореске пријаве у ватроотпорни сеф. Када знате како да одмах решите сваки документ, нећете имати папире нагомилане на свакој површини у вашем дому и нећете ризиковати да изгубите важне записе јер су негде сахрањени у хрпи.

Организовање ваших докумената има и друге погодности. Ако је ваш дом оштећен природном катастрофом, ваш новчаник или торбица су украдени или ИРС одлучи да вас изврши ревизију, моћи ћете одмах да обавестите о свим документима потребним за решавање проблема. Организовање ваших финансијских евиденција може вам чак помоћи да разумете своју финансијску ситуацију тако да имате бољи осећај шта можете, а шта не можете да приуштите.

Понекад, сортирање кроз ваше финансијске податке може чак открити недостајући новац. На пример, можете открити чек који никада нисте положили, медицински рачун који можете да поднесете за надокнаду или чак стари банковни рачун који сте заборавили да имате. Ако то није добар подстицај да свој финансијски живот уредите, не знам шта је.

Који систем користите за организовање финансијских евиденција код куће?