6 Идеје и савјети организације кућног уреда

Ако радите код куће, од пресудне је важности да заштитите свој радни простор и посао развијајући план за управљање канцеларијом. Било да се ради о ергономски коректном намештају за кућне канцеларије или се израђује резервни план за случај квара на рачунару и Интернету, добро управљање кућним канцеларијом успоставиће вашу професионалност и повећати ваш профит.

Савјети за управљање кућним уредом

1. Успоставите одвојени радни простор

Мудро је створити осећај одвојености у својој кућној канцеларији, чак и ако је ваш радни простор део друге собе или у углу вашег подрума. Иако заправо употреба посебне собе није увек могућа, покушајте да идентификујете место у вашем дому које ће бити ваш „канцеларијски простор“. Ако немате зидове или преграде за ваш канцеларијски простор, можете створити менталне границе тако што ћете своје радне активности (укључујући телефонске разговоре и одговарање на е-маил) ограничити на ту локацију.

Постоји неколико разлога због којих је посебно забрањивање подручја у вашој кући само радно:

• Јасно дефинисан простор за кућне уреде успоставља границе и за вас и за чланове домаћинства. Деца, цимерице, супружници и партнери научиће да поштују вашу потребу да се концентришете на свој посао ако могу лако да идентификују када радите и ако нису доступни за бављење личним или породичним питањима.
• Смањује ризик губитка папирологије и опреме везаних за посао у остатку вашег дома.
• Помаже вам да успоставите професионално присуство приликом сусрета са клијентима.
• Ако планирате да одбијете порез на кућну канцеларију, лакше ћете се бранити од ревизије ако можете показати да се ваш рад одвија у подручју вашег дома који се користи искључиво за посао.

2. Пођите са својим уредским потрепштинама и намештајем

Антикни сто и столица ваше баке могу изгледати прелепо, али вероватно је то ергономска и организациона ноћна мора. Проверите да ли у својој кућној канцеларији имате удобну канцеларијску столицу и добро дизајниран рачунарски сто како бисте се заштитили од напрезања тела и смањили неред.

Не морате куповати ове комаде нове - потражите Цраигслист да бисте пронашли појединце и предузећа која продају стари канцеларијски намештај. Друга опција је да пронађете ако било која продавница канцеларијског намештаја у вашој близини која се бави рабљеним намештајем - неки могу чак и доставити. Држите очи скамењене за било какву распродају, јер ове продавнице често распродају своје уредјаје, канцеларијски намештај, па чак и канцеларијске машине (попут рачунара и штампача) док покушавате да ликвидирају свој инвентар.

3. Успоставите одвојене рачуне е-поште и телефона

Када је у питању комуникација, најбоље је избегавати мешање посла са задовољством. Не желите да се ваша деца одазову на телефонски позив клијента и не желите да ризикујете да клијента укључите у масовну е-пошту која садржи најновији мемо лолцатс. Такође је лако превидјети или пропустити е-пошту и поруке клијената ако дођу у ваше личне поштанске сандучиће и налоге.

Ако се не желите бавити засебном телефонском линијом, још увек можете добити наменски број који се повезује на говорну пошту, омогућавајући вам да примате поруке од клијената и потенцијалних клијената како бисте им могли да их вратите у слободно време.

4. Искористите услуге кућних канцеларија

Погледајте канцеларијске / пословне услуге које нуде локалне копирнице, као и корпоративни ланци, као што су ФедЕк Оффице или УПС продавница у вашем подручју. Многа од ових места циљају своје услуге на власнике малих и кућних предузећа који немају пошту и не могу да приуште ангажовање помоћног особља.

Услуге се разликују у зависности од локације, али осим што нуде услуге копирања, приватне поштанске сандучиће и отпрему пакета, ове продавнице такође могу прихватити пакете у ваше име (што је важно ако остварите доставе испоруке) и чак могу да пруже купцима бесплатне и ниске испоруке -у трошковима приступа рачунару.

5. Направите резервне планове

Нико не жели размишљати о догађајима који би могли угрозити њихов посао, али ако сте власник малог предузећа важно је да то учините. Ако не идентификујете претње вашем бизнису, мораћете да се борите када ствари не иду како је планирано.

Од природних катастрофа до дуготрајних болести, промена околности може прекинути ваше пословање ако нисте у могућности да наставите са радом. Чак и краткорочни проблем, као што је прекид напајања електричном енергијом или неисправност рачунара, може оштетити ваше предузеће ако нисте у могућности да испуните клијентов рок или ефикасно обрадите наруџбе..

Планирање главних догађаја
Природне катастрофе, тероризам, грађански немири или епидемије болести могу имати погубни ефекат и на велика и мала предузећа, па чак и најбоље постављени планови могу отежати власницима појединачних предузећа да поново покрену своја предузећа. Америчка администрација за мала предузећа нуди опсежне информације о планирању пословних катастрофа на свом вебсајту, заједно са информацијама о владиним програмима који могу помоћи власницима предузећа да обнове пословање након што један велики догађај изазове поремећаје у заједници.

Планирање за неочекивано
Ствари које могу да вам поремете способност обављања посла укључују кварове на струји и комуналне уређаје, кварове на опреми, болести, повреде и породичне ванредне ситуације. Иако су неке од ових околности неизбежне, ризикујете да изгубите клијенте и купце ако нисте у могућности да испуните рокове, правовремено испоручите производе или једноставно пружите свој уобичајени ниво услуге.

Ево неколико идеја за управљање уобичајеним сценаријима:

• Идентифицирајте мјеста за приступ интернету. Проверите у вашем кварту места која нуде ВиФи и омогућите клијентима да користе услугу дужи временски период. Кафићи, продавнице копија, продавнице и јавне библиотеке могућа су места за проналажење ВиФи-а. Куће пријатеља и породице такође могу бити добра места за повезивање на мрежи - само обавезно назовите и питајте пре него што свратите! Идентификујте неколико жаришта рада погодних за рад у вашем крају и забележите њихов радни час, тако да не губите време са места на место када интернет падне.
• Погледајте у широкопојасну услугу Паи-Ас-Иоу-Го. Помоћу УСБ модема и широкопојасног плаћања са наплатом моћи ћете остати код куће у случају да се искључи редовна интернетска услуга.
• Бацкуп Тецхнологи. Иако је добра идеја да правите резервне копије датотека и пројеката, требало би да имате и неку резервну технологију на располагању у случају да рачунар постане фризер. Најлакши начин за то је куповина јефтиног лаптопа или нетбоока који можете користити ако вам примарни рачунар падне. Иако уместо тога можете да држите старији модел радне површине, он није преносив или пуњив, што га чини бескорисним ако имате прекида напајања истовремено са неисправношћу рачунара. Такође можете да потражите резервне сервисе попут Бацкблазе и Мози.
• Купите непрекинути извор напајања (УПС). УПС може да заштити вашу машину од пренапона напајања и пружи вам довољно времена за искључивање система радне површине - као и да пошаље клијентима брзу е-пошту како би их обавестили да ћете неко време бити без струје. На Амазону можете пронаћи непрекидне изворе напајања за само 50 долара.
• Чувајте копију важних информација. Добра идеја је да имате папирну копију контактних података свог клијента, како бисте могли да будете у контакту с њима, чак и ако не можете да приступите Интернету или датотекама рачунара..

6. Знајте када је вријеме да се преселите у нови простор

Иако је много људи способно да успешно воде кућни посао, на крају ћете можда доћи до тачке у којој више није практично радити од куће, барем стално. Можда је потребно да се редовно сусрећете лицем у лице са клијентима, чувате много инвентара или радите у окружењу са мање ометања.

Размислите о просторима за заједнички рад који вам омогућавају да изнајмите радни сто у заједничком канцеларијском простору ако не можете да приуштите или нећете требати пуну канцеларију. Много простора за сарадњу омогућава вам да изнајмите простор у складу са вашим потребама, тако да нећете морати да се обавезујете на уговор са пуним радним временом ако је све што вам треба место да сретнете клијенте неколико пута месечно. Друга опција је дељење канцеларије, која вам омогућава да заједно са неким изнајмљивачем канцеларије или власником канцеларије поделите канцеларијске трошкове.

Завршна реч

Изазови рада од куће и награде могу остати у равнотежи када успоставите кућну канцеларију која добро функционише. Имајте на уму да ниједна канцеларија не ради сама. Доношење добрих одлука и вежбање самодисциплине помоћи ће да ваше предузеће неометано послује и на дужи период.

Који су неки од најбољих савета за ефикасно вођење кућне канцеларије или радног простора?