13 начина за смањење административних надгледаних трошкова у вашем послу

Откривање како смањити или елиминисати посебне административне трошкове је од суштинске важности за профитабилност и дугорочни успех ваше компаније. Обрезивање ових трошкова умањиће приходе неопходне за постизање равнотеже или зарад добити, пружити већу флексибилност у дугорочној стратегији одређивања цена и побољшати новчани ток.

Како смањити административне трошкове

1. Не купујте - изнајмите
Одлука о томе да ли да поседујете или изнајмите некретнину углавном се заснива на вашој скали пословања. Власништво или дугорочни закупи повећавају ваше фиксне трошкове и финансијску изложеност. Иако уговори о месечном најаму у кратком року коштају мало више, могућност да се споразум раскине и премести у погоднији простор дугорочно штеди новац и одговорност. На флуктуирајућем тржишту, мудрија одлука би могла бити ограничење финанцијске изложености, штедећи ваш новац за то вријеме када се више осјећате у складу с тржишним могућностима и инвестицијом која ће задовољити ваше критерије.

2. Ограничите трошкове путовања и забаве
Односи са клијентима су увек важни и никада не смеју бити угрожени. Међутим, вредност састанака лицем у лице није функција раскошних поклона и скупих вечера у луксузним ресторанима. Успоставити политику забаве која одговара економији; ваши клијенти и изгледи ће се разумети с обзиром да њихова компанија вероватно спроводи сличне политике.

3. Телецоммуте
Технологија ефикасно смањује удаљеност, тако да нема потребе да административни људи или специјалисти буду физички лоцирани заједно. Запослени који раде од куће или у привременим месечним објектима смањују или елиминишу високе трошкове канцеларијског простора, као и потражњу за помоћним услугама. У многим случајевима, запослени који имају прилику да комуницирају узимаће мање плате због слободе и недостатка трошкова путовања на посао.

4. Канцеларија за поднајам и двориште
Ако имате вишак простора који се неће користити током годину дана или више, истражите поднајам. Као станодавац, наставит ћете да контролирате просторије и активности у простору и имаћете додатни приход да надокнадите трошак сопствених објеката.

Пре него што пристанете на поднајам, требало би да будете сигурни да простор неће бити потребан током трајања споразума. Укључите језик у уговор за рани раскид ако то постане потребно. Ваша способност да поново заузмете простор пружа максималну флексибилност и може се огледати у споразуму или смањењем станарине станара током трајања уговора или плаћањем казне уколико раскид постане неопходан.

5. Рефинансијски дуг
Тренутно су камате неуобичајено ниске. Ако имате дугорочан дуг око опреме, машина или некретнина, сада је време да се рефинансирате са циљем да што брже смањите плаћања на краткорочни рок. У тешким временима новац је краљ, па желите да у што хитнијем случају стојите ближе.

6. Елиминисати претплате и чланства
Временом, многе компаније додају претплате и чланства због своје индустрије и малих трошкова који су укључени у јединствену припадност. Међутим, ти трошкови могу се брзо сакупити и проћи неопажено, јер се често појављују у различитим распоредима и извештајима о трошковима.

Прегледајте све своје друштвене, братске и пословне припадности да бисте се уверили да су неопходне и редовно доприносите профитабилном пословању ваше компаније. Елиминисати оне који то не чине.

7. Смањите трошкове путовања
Ако је могуће, елиминишите путовања, замењујући путовања телефонским позивима, е-маиловима и видео састанцима. Ако морате да летите, планирајте унапред да избегнете велике трошкове „изненадног“ путовања. Повећајте надзор рачуна о трошковима како бисте запосленима послали јасну поруку да су трошкови важни.

Када путујете, одмарајте се у пословним хотелима, а не у луксузним хотелима, јер су они често упола мањи од цијене хотела са четири звездице. И сви који путују требали би бити чланови групе афинитета које спонзорише тај хотел како би остварили попусте и бесплатне ноћи.

Надаље, усредсредите свој најам аутомобила на једног добављача са којим сте преговарали по повољној цени - наведите стандардне моделе, осим у одобреним случајевима. Ако боравите у већем граду, размислите о употреби таксија уместо изнајмљивања аутомобила. Зауставите приватне услуге лимузине, осим ако су упоредиве са такси тарифама.

8. Елиминирајте папир
Управљање папиром је дуготрајно и скупо. За сортирање, архивирање и проналажење датотека потребан је тајнички / свештенички време и простор. Купите скенер и дигитализирајте све важне папире и чувајте их у добро организованим електронским датотекама како бисте уштедјели простор и административне трошкове. Књиге и евиденције ваше компаније пресудни су за ваш наставак рада, зато је важно да сачувате и заштитите копије електронских датотека унутар вашег објекта и на удаљеној локацији.

Наравно, датотеке морају бити резервне копије сваког дана, посебно било које датотеке које се тичу идентификације ваших клијената, финансијских података или контакт података.

9. Поделите маркетиншке трошкове
Идентифицирајте производе или услуге који надопуњују ваш производ. Затим се обратите компанији која испоручује производе и договорите међусобни маркетиншки аранжман. На пример, извођач базена може пристати на заједнички маркетинг са добављачем намештаја на отвореном, или би више етничких ресторана могло промовисати „Међународно искуство с храном“ које представља сваки ресторан у различитој ноћи. Ова стратегија проширује ваше маркетиншке напоре без трошка који би обично били повезани са додавањем нових продавача или рекламирања.

10. Одржавајте кућну опрему
Ако су поправке и одржавање значајни трошкови у вашим операцијама, размислите о томе да запослите механичара или стручњака и понесите поправку у кућу. Имат ћете бољу, редовито одржавану опрему која ће вам омогућити да избјегнете скупе замјене до касније.

11. Користите авионске миље за путовања, хотеле и аутомобиле
Ако ви или ваши запослени редовно летите, усмјерите једну авио-компанију с добрим програмом награђивања путовања за употребу у компанији. Такође се пријавите за једну од најбољих кредитних картица за мала предузећа, а како се бодови или километри накупљају, користите награде за посао компаније.

12. Монитор алате и потрошни материјал
Потрошни материјал је невидљиво средство које се често занемарује. Пошто ниједан предмет сам по себи није скуп, запослени их често погрешно остављају, остављају или односе кући на личну употребу.

Иницирајте политику потрошне робе - уредски материјал држите на сигурном месту, доступан само преко одређеног запосленог. Ако имате постројење за употребу ручног алата или другог драгог потрошног материјала, покрените сличну политику. Доделите алате појединцима са захтевом да лично буду одговорни за трошкове алата ако се изгуби или недостаје.

13. Користите Интернет
Сви који су укључени у куповину материјала или залиха требали би имати приступ интернету и знати како претраживати податке за одређене предмете. Успоставите максимални трошак по ставки са политиком која захтева да свако купује предмете веће од ове вредности како би користио Интернет за идентификацију потенцијалних добављача и најнижу цену.

Завршна реч

Административно смањење трошкова захтева сарадњу и учешће ваших запослених. Подстакните њихово учешће и идеје када започнете вежбу и обавестите их о резултатима.

Пословни саветници се углавном слажу да већина компанија може смањити административне трошкове до 10% без утицаја на њихову ефикасност. Док проводите стратегије за смањење пословних трошкова, пратите њихове ефекте како бисте осигурали да на односе са клијентима не утичу негативно, нити да ће се због смањења трошкова повећати трошкови у не-административним областима. Када су промене у административним операцијама завршене, прелазите фазу „смањења трошкова“ у фазу „контроле трошкова“ како бисте осигурали да побољшања буду уграђена у свакодневно пословање компаније.

Које друге начине можете предложити да смањите административне трошкове?