Системи пословног телефона засновани на облаку (ПБКС) - предности и недостаци, зашто се пребацити

Много се тога променило од када је Ернестине одушевио публику. Монопол „Ма Белл“ који је она представљала разбијен је на мање, регионалне компаније. Аутоматизација је драматично побољшала ефикасност пребацивања линија и у основи елиминирала људске оператере. Станична револуција је умањила превласт надређених мобилних оператера и покренула пријеко потребну конкуренцију. А појава Воице овер Интернет Протоцол (ВоИП) значајно је побољшала перформансе и употребљивост сложених система пословног телефона.

Као и све остало ових дана, пословна комуникација се наставља све бржим темпом. Током протекле деценије, све софистициранији и поузданији телефонски системи засновани на облаку су искористили ВоИП и најбоље атрибуте наслеђених пословних система пословних телефона како би створили агилно, економично решење за динамична предузећа и њихове непрестане запослене. Ако и даље покрећете своју унутрашњу и спољну комуникацију на систему старе школе, дугујете је вашем дну линије да бисте детаљније погледали системе засноване на облаку - и озбиљно размислили о томе да пребаците.

Шта су телефонски системи засновани на облаку?

Изградња на „Олд Сцхоол“ системима пословног телефона

Телефонски системи засновани на облаку се побољшавају у односу на њихове најновије - и још увек широко коришћене - претходнике, познате као промена унутар приватних филијала (ПБКС). Локалне централе су приватни системи за пребацивање или размену који пружају интерне везе између корисника система (на пример, запослених у истој канцеларији), као и везе са јавном телефонском мрежом (за комуникацију са људима изван канцеларије).

Свака ПБКС станица, било да је то столни телефон, модем или факс уређај, има екстензијски број који је интерно идентификује. Бројеви за проширење могу се ускладити са јавним бројевним системом - на пример, телефон чији је јавни број (555) 555-4321 интерно би могао бити познат као „екстензија 4321“ - или имати сопствене бројевне системе. Новији ПБКС системи су прилично софистицирани, имају корисне функције као што су прослеђивање позива и аутоматско вањско бирање.

Када су први пут ступили на сцену, ПБКС-ови су обележили велико побољшање у односу на системе ручне размене које контролишу људски оператери - системе скениране од Томлинове Ернестине. Ни данас, ПБКС-и нису сви лоши. Делимично су аутоматизоване и имају снажне међусобне везе које умањују потребу за ручним пребацивањем линија и смањују оптерећење централне централе за размену. На бази позива су много јефтинији од система који су заменили. И већина модерних ПБКС система користи локализоване ВоИП мреже, изграђене око локалног хардвера, који побољшавају њихове могућности за дигитално паметне кориснике.

Међутим, централне телефонске централе - чак и системи са омогућеном ВоИП-ом - једноставно нису довољно флексибилни да се носе са захтевима глобализоване, међусобно повезане економије која се све више ослања на брзу испоруку огромних токова података ка и било где на планети. Сходно томе, централне централе непрестано се замењују флексибилним, мобилним компатибилним ВоИП системима заснованим на облаку који граде на основном ПБКС моделу - без скупог, понекад незграпног хардвера на лицу места..

Ови нови системи су наизменично познати као виртуалне ПБКС, цлоуд ПБКС или хост ПБКС. Они се баве моделом софтвера као услуге (СааС), који пружа већину или целокупну функционалност основних уређаја преко распршеног система заснованог на облаку за који корисници плаћају сталне претплате. Највећа разлика између виртуалних ПБКС-ова и модерних лоцираних система је количина хардвера - и пратеће техничке стручности - потребна да би била физички присутна у корисничком канцеларијском простору. Пошто им није потребно много хардверског или техничког управљања на лицу места, први трошкови виртуелних ПБКС-а готово су увек нижи него на локалним системима.

Ево ближег погледа на пречке и нагоре облака телефонских система заснованих на облаку.

Предности

1. Ограничени захтеви хардвера

Телефонским системима заснованим на облаку није потребно мало посебног хардвера. Обично су компатибилни са фиксним и мобилним уређајима, укључујући телефоне уредског стола, факс машине и паметне телефоне, укључујући паметне телефоне „понесите свој уређај“ (БИОД) (уређаји у власништву запослених који се користе за личне и професионалне активности).

Наравно, без скупих хардверских захтева, телефонски системи засновани на облаку су релативно јефтини за употребу. Купци једноставно плаћају сталне претплате и било које трошкове повезане са бројем минута, бесплатним телефонским бројевима, бројевима испразности и другим додатним услугама. Недостатак прилагођеног хардвера који је утемељен у облаку такође повећава брзину пуњења - нови купци не морају да чекају да хардвер стигне након наручивања, нити да интерно ИТ особље нити запослени произвођачи ПБКС инсталирају и конфигуришу систем. Виртуелне ПБКС-ове су мање или више плуг-анд-плаи - иако, наравно, постоји и кратка крива учења, као што је случај са било којим новим софтверским системом, без обзира на то колико је корисник прилагођен.

2. Модел претплате

Већина ПБКС-ова заснованих на облаку прати модел претплате. Корисници обично плаћају паушалну месечну тарифу по кориснику, која се разликује у зависности од пакета и добављача (од 25 до 45 УСД месечно по кориснику, типично је за системе са пуном услугом). Накнада за претплату укључује мноштво корисних функција, укључујући редове позива и паркинг, дељене линије, могућности интерфона, прослеђивање позива, интернетску сарадњу и могућности састанка, интернетски факс и још много тога. Такође укључује техничку подршку, одржавање система и друге радове у вези са инфраструктуром које корисници ПБКС-а на мрежи, обично, морају сами набавити и платити.

Резултат: једноставан, лако разумљив рачун без скривених трошкова.

3. Потпуна компатибилност са мобилним уређајима

У пословном окружењу у покрету у којем многи (ако не и већина) запослени користе личне уређаје за обављање посла компаније, једно од највећих продајних места виртуелних ПБКС система је њихова компатибилност са мобилним уређајима. Најбољи виртуални ПБКС системи непримјетно интегришу мобилне уређаје запослених без потребе да мијењају свој број или одустану од личне употребе. Многи имају мобилне апликације које омогућавају приступ већини или свим функцијама ПБКС-а у покрету. Неке од њих имају посебне интерне функције за размену текстуалних порука (пословни СМС) и позивање.

4. Даљинско, прекомерно кућиште и системи

Физичка сигурност је главна брига за било који пословни систем хардвера. Иако су у великој мери блиски људима који их користе, матични ПБКС системи су заправо физички рањиви. Локални прекид напајања електричном енергијом, природна катастрофа, пожар или пљачка могу једним потезом искључити читаву погонску централу. Чак и када такви инциденти не узрокују трајну штету, троше пословање и засијавају хаос.

Виртуелне централе имају више слојева физичке сигурности, од ватроотпорне и сувишних система напајања, до биометријске контроле приступа и 24/7 визуелног надзора. Већи ПБКС провајдери засновани на облаку обично имају више дата центара који се међусобно подржавају - у мало вероватном случају да је неко избачен из провизије, услуга се наставља без прекида.

5. Ентерприсе-Граде сигурност података

Сигурност података је још један велики пословни ризик. По овој мери су телефонски системи засновани на облаку очигледно супериорни. Системи који се налазе ван опреме само су толико добри колико и ИТ тимови који их подржавају. Компаније које користе надмашене системе боље су имале талентоване ИТ стручњаке који су способни да направе и одржавају адекватну одбрану цибер-безбедности. Провајдери засновани на облаку сами обрађују сигурност података, користећи најсавременију енкрипцију како би осетљиви подаци предузећа и комуникације остали из руку хакера и сноопера.

6. Лака, нетехничка администрација

Без езотеричног хардвера на лицу места и компликованог пратећег софтвера, телефонске системе засноване на облаку је далеко лакше администрирати него њихови делови у згради. Рјешавање проблема, закрпе и надоградње даљински управља виртуално особље провајдера ПБКС-а. У ствари, већина водећих система заснованих на облаку хвали се да ИТ службеници који се баве рангирањем без стручног знања о систему - или чак нетехнички запослени, као што су менаџери у канцеларијама - могу да управљају и одржавају своје виртуелне ПБКС-ове.

За мање компаније са ограниченом интерном информатичком подршком ова једноставност администрације елиминише потребу за ангажирањем скупих стручњака или пољопривредним пословима извођачима непознатог квалитета и трошкова. А, за компаније било које величине, виртуелне ПБКС-ове погодне за администрацију ослобађају вредне ИТ ресурсе које могу боље употребити на другом месту.

7. Тренутно, широм света

Будући да се интегришу са мобилним мрежама, телефонски системи засновани на облаку нуде тренутни приступ удаљеним запосленима и независним добављачима, било да су лоцирани у следећој жупанији или на пола света. Ово је огромна корист за мање компаније са расподељеном радном снагом, јер преноси на аутсајдере утисак велике, кохезивне радне снаге у компанији - која се састоји од продаје у ходнику и слично. Клијенти, потенцијални купци и продавци који уђу у главне канцеларије таквих компанија никада не морају знати да су премештени некоме удаљеном стотинама или хиљадама километара.

8. Једноставно пребацивање локација Оффицеа

Да ли се ваше предузеће шири, смањује или једноставно прелази на нове ископе? Без икаквог инсталираног хардвера за систем, телефонски системи засновани на облаку су високо преносиви. Будући да су потпуно компатибилне са мобилним уређајима, промена је беспрекорна - нема прекида у сервису или приступачности када су постављени на новим локацијама, јер корисници могу да наставе да комуницирају на својим мобилним уређајима.

Супротно томе, промене ПБКС-а на локалној основи неизбежно узрокују неке застоје. У зависности од тога када дође до прекида рада, може имати негативне утицаје на пословање.

Недостаци

1. Потенцијал за веће текуће трошкове након почетног надоградње

Један од најјачих аргумената у корист централних ПБКС система је њихов потенцијал за смањење текућих трошкова комуникације. Зависно од величине, употребе, опреме и других фактора, организација моћи плаћају мање за складиштење и одржавање свог ПБКС система током дугог периода, у односу на текуће трошкове претплате на виртуелне ПБКС.

Међутим, то се вероватно односи само на организације које не очекују да се преселе своје канцеларије ускоро, јер трошкови везани за инсталирање фиксних ПБКС система у новим канцеларијама могу бити значајни. Предузећа која очекују да се њихова комуникација током времена знатно промени требало би такође два пута размислити о улагању у локалне ПБКС системе, јер трошкови (рад и опрема) повезани са додавањем хардвера за проширење могу брзо ескалирати..

2. Може зависити од јачине Интернет сигнала

Неки системи засновани на облаку ослањају се искључиво на локалне (линијске) и бежичне интернетске везе. Квалитета позива стога зависи од квалитета везе.

Када је веза лоша или нејасна, може бити тешко или немогуће водити говорни разговор, а камоли да воде видео састанак или преносе велике количине података путем Интернет факса (слање без папира). Ако веза потпуно нестане, телефонске станице које нису повезане са целуларним мрежама (нпр., Фиксне мреже на радној површини) бивају привремено нерадиве. Ово мање брине компаније које обављају већину своје комуникације на мобилним уређајима, али ипак имајте на уму.

3. Накнаде за употребу могу изненадити

Иако неки системи засновани на облаку нуде неограничене планове за позиве, други наплаћују фиксну тарифу за постављени број минута (рецимо, 1.000 минута по кориснику месечно) и остатак наплаћују са фиксним или променљивим ценама по минути. Ограничени планови за позиве чешћи су по нижим ценама, тако да су компаније које се одлуче за наизглед планове прилагођене буџету највероватније доживеле шок налепница након што су примиле своје прве рачуне..

Накнаде за употребу такође су проблематичне за глобалне компаније које имају пуно клијената или чланова тима у иностранству - на пример, предузећа која спајају амерички рачун, продају и извршне тимове са бацк-енд развојним или производним тимовима са јефтинијим тржиштима рада. У најмању руку, доносиоци одлука морају пажљиво да одиграју свој буџет за комуникације и очекиване стопе коришћења како би утврдили да ли неограничени виртуелни план ПБКС има смисла, и да на тај начин изаберу свог провајдера.

4. Потенцијал за период закључавања добављача

Неки добављачи телефонских система засновани на облаку захтевају периоде закључавања за нове купце, слично уговорима о мобилним телефонима. Други једноставно нуде попусте за дугорочнија масовна плаћања - на пример, смањење од 20% на претплате плаћене годину дана унапред. У оба случаја постоји обавеза или експлицитни подстицај да останете лојални. Ово повећава ризик купаца да се заглаве са услугом под-пар низводно.

Поред тога, много је лакше променити провајдере телефонских система заснованих на облаку након истека рока за претплату или унапред плаћену претплату него за укључивање добављача, који захтевају отпис опреме и хиљаде долара, чекајући да нови хардвер стигне и преквалификацију особља око нове комуникационе архитектуре.

Како извршити прелазак на систем засновани на облаку

Прелазак на телефонски систем са облаком није тежак предлог. Ако сте икада инсталирали (или били укључени у инсталацију) локалне ПБКС, запрепашит ћете се како се глатко подмаже виртуелна ПБКС..

Речено је, постоји много конкурентских виртуалних ПБКС-ова. Будући да ваше предузеће не може напредовати без робусног, флексибилног система комуникације, од пресудне је важности процијенити релативне предности што је више могуће могућности и одредити који добављач најбоље одговара вашим потребама.

Филтрирајте своје изборе кроз ова питања и разматрања, заједно са било којим другим који се може уско односити на вашу специфичну пословну ситуацију:

• Број корисника. Колико запослених или корисника очекујете да имате на вашем систему? Да ли предвиђате краткорочни раст корисника? Компаније које планирају раст требале би се обратити облаку провајдера који снижавају веће стопе купаца по кориснику.
• Бесплатан позив. Да ли ваше предузеће има бесплатни број, било у САД-у или у иностранству? Треба ли вам више од једног? Колико се интензивно користи? Компаније којима је потребан бесплатни број треба да се обраћају пружаоцима услуга са великим бројем накнада за бесплатне позиве и ниским ценама по минуту за време разговора веће од прагова плана.
• Сложеност управљања позивима. Колико су сложене потребе за управљањем позивима? На пример, да ли имате више група позива разбијених по одељењима или некој другој класификационој шеми? Да ли треба да паркирате или чувате екран? Да ли вам је потребан лак приступ записницима позива? Да ли вам требају заједничке линије, позивање или интерфонске могућности? Обавезно детаљно прегледајте могућности управљања позивима сваког провајдера кандидата и проверите да ли су доступне вашем одабраном плану.
• Потребе за конференцијама, састанцима и сарадњом. Даљинска сарадња је чињеница пословног живота 21. века. Потражите виртуелне ПБКС провајдере који нуде комплетне скупове за сарадњу, по могућности у великодушним или неограниченим пакетима: пословни СМС, Интернет факс, мобилне и десктоп видео конференције, дељење мобилних и десктоп екрана за презентације и слично.
• Хардверски захтеви. Да ли су потребе за хардвером за радну површину фиксне? Компаније са флексибилним или променљивим потребама десктоп рачунара требале би да размотре аранжмане за изнајмљивање телефона које нуде неки виртуелни ПБКС провајдери. Обично је додатна цена (није укључена у цене претплате) повезана са овом услугом, али може бити и једноставније - и на краће периоде много јефтиније - него куповина стварних телефона.
• Интеграције софтвера. Да ли се ваше предузеће ослања на друге софтверске услуге засноване на облаку, као што су Бок, Дропбок, Салесфорце.цом или Зендеск? Потражите телефонске системе засноване на облаку који се интегришу са овим производима како би побољшали одређене карактеристике ПБКС-а у облаку, као што су Интернет факс и алати за сарадњу.

Као што је напоменуто, има доста виртуелних провајдера ПБКС за избор. Нису сви створени једнаки.

РингЦентрал, један од најистакнутијих и најцењенијих оператора заснованих на облаку у САД-у данас се бави тим разматрањима, а затим и неким. Као и други системи засновани на облаку, РингЦентрал је решење "за кључ у руке" које не захтева лаган хардвер или техничку експертизу. Лако је имплементирати и управљати, а нуди мноштво предности које многи његови конкуренти не могу да парирају.

Доље описане процедуре и користи су специфичне за РингЦентрал, али су отприлике упоредиве са осталим пружаоцима врхунских виртуалних ПБКС-а. Ако одлучите да је друга опција боља за потребе ваше компаније, ипак можете да је употребите као груби водич.

Имплементација

Да бисте започели са РингЦентрал-ом, једноставно инсталирате његову мобилну апликацију на сваки паметни телефон који планирате да пребаците на систем. Затим укључите своје столне телефоне и омогућене ИП адресе у интернетску везу у вашој канцеларији.

Током читавог процеса упарени сте са стручњаком за имплементацију РингЦентрал-а, који ће вас провести кроз очекивано бројање корисника, хардверски захтеви, захтеви за линијом (локални, бесплатни, таштина), постојећи пренос броја и друга важна разматрања. Ваш стручњак вам може помоћи у основама система или можете употребити мрежног чаробњака прилагођеног корисницима да научите конопце - укључујући како да додате нове кориснике, телефоне и групе телефона (одељења).

Менаџмент

Ваш администратор - ви, ИТ запослени или било ко други коме верујете да надгледа систем - може управљати целим системом, на свим уређајима и канцеларијским локацијама, директно са десктоп рачунара РингЦентрал или мобилне апликације. Већина (ако не и свих) менаџерских активности довољно је једноставна да се могу руковати изван оквира ИТ карата ваше компаније, тако да свакодневни посао вођења телефона компаније не омета - или чак пресијеца - у већини случајева - ваше ИТ операције. Такође, са многим променама и управљачким задацима специфичним за уређај и корисника може се управљати на нивоу корисника, са или без административног знања или дозволе.

Значајне погодности за РингЦентрал

1. Неограничено кућно позивање са свим плановима
Сви планови РингЦентрал долазе с неограниченим домаћим позивима (САД и Канада), тако да не морате бринути због скупог рачуна за редовне домаће пословне позиве. Минималне тарифе за међународне позиве разликују се од земље, врсте позива (фиксни или мобилни), локалног или градског броја, али почињу са нижим од 0,04 УСД.

2. Опција изнајмљивања телефона
РингЦентрал има опцију изнајмљивања телефона за предузећа са променљивим потребама фиксне мреже. Ово је лепа корист за сезонска предузећа која ангажују нове сараднике за продају или контакте са купцима неколико недеља или месеци у години - и лепа алтернатива плаћању стотина или хиљада долара унапред за десетине телефона, само да их бацају у складиште месецима на крају.

3. Беспрекорно, стандардизовано управљање позивима и администрирање телефонског система на свим уређајима
Могућности управљања позивима РингЦентрал укључују прилагодљива правила одговора, прослеђивање позива, скрининг екрана, евидентиране записе позива, присуство, интерком и позивање, конференције и још много тога. Штавише, укључени су у све планове без икаквих трошкова, што значи да мала предузећа која послују на буџетском буџету добијају исте могућности управљања позивима као и велики дечаци.

4. Снажна способност сарадње и конференција
Поред функција за колаборацију у старијој школи као што су конференцијски позиви, РингЦентрал поседује импресивне алате за сарадњу: Глип, алат за продуктивност са могућностима за ћаскање у реалном времену; конференције на радној површини и мобилне мреже са више тачака; и мобилне алате за састанке, укључујући дељење екрана и друге корисне функције. У ствари, РингЦентрал веродостојно тврди да његови алати за конференције и сарадњу, као и снажне интеграције са софтвером за складиштење у облаку и за дељење датотека елиминишу потребу за самосталним системом телеприсуства или виртуелним системима састанака.

За предузећа која су везана за готовину и која радије плаћају што је могуће мање услуга у облаку, ово је велика додатна вредност. Многи други виртуелни ПБКС провајдери не нуде исти ниво услуге колаборације.

5. Имплементација и подршка на бази САД-а
Помоћно особље РингЦентрал-а је са седиштем у САД, што значи да разуме како се посао ради у Сједињеним Државама, одговара вашим потребама и има најбоље људе на послу када сте.

6. Моћне интеграције
РингЦентрал се интегрише са готово десетак СааС платформи, од сигурних пакета за похрану датотека до платформи за управљање пословним процесима:

• Кутија
• Дропбок
• Радни сто
• Гоогле
• Оффице 365, Оутлоок и Скипе фор Бусинесс
• Орацле
• Зендеск
• Салесфорце.цом
• СервицеНов

Са овим интеграцијама РингЦентрал је више од система за управљање позивима - то је вредан покретач пословне продуктивности.

7. Планови богатих карактеристикама по конкурентним ценама
РингЦентрал није најјефтинији систем телефоније у облаку. Неки од његових мање способних конкурената могу наплатити мање јер нуде мање: мање интеграција, мање издашно допуштено време позива и ограничена подршка.

Али, имајући у виду импресивне могућности, РингЦентрал је дефинитивно конкурентан по цени. Основни стандардни план почиње од 24,99 УСД месечно по кориснику, након 30-дневног бесплатног пробног периода. Премиум план, који садржи издашније бесплатне бесплатне минуте и додатке за колаборацију, плус мноштво функција (укључујући одређене интеграције) које нису доступне са Стандардом, износи 34,99 УСД месечно по кориснику. А убер-великодушни Ентерприсе план, направљен за већа предузећа, кошта 44,99 УСД месечно, по кориснику.

Ове цене су у складу са или чак ниже од оних који пружају виртуелне ПБКС услуге. Али, опет, сваки посао је другачији. Пре него што скочите на уређај РингЦентрал или било који други телефонски систем заснован на облаку, проверите да ли су у питању њихове понуде и цене.

Завршна реч

Пријатељ који ради у ИТ-у недавно ми је напоменуо да ћемо се у не тако далекој будућности осврнути и питати: „Како су људи уопште пролазили без паметних телефона прикачених за своје тело?“ Парафразирам, али поанта је била јасна: Комуникациона технологија се мења нагло и понекад непредвидивим начинима. Зашто урадити морамо да извучемо телефоне из џепова и откључамо њихове екране да бисмо упућивали позиве или се повезивали на Интернет, када би било много лакше да једноставно замахнемо зглобовима, завртимо прсте или провучемо очи? На крају бисмо се сви могли шетати около са сигурним комуникационим уређајима уграђеним у главе или удове - јер зашто не?

У кратком року, слична (ако је мање драматична) динамика одиграва се у пословној комуникацији. Телефонски системи засновани на облаку још увек нису табела улога за мала, средња или чак предузећа. Како време пролази и случај за окретна решења за пословне телекомуникације постају још јачи, компаније које се и даље држе за наслеђене системе све ће се више сматрати радозналошћу.

Дно црта: Ако немате ресурса и личну дисциплину да заиста живите изван мреже, тешко је одољети (или чак направити спретан случај против) врхунске технологије која повећава ефикасност и продуктивност. Свакако не када имате одговорност да према запосленима, купцима и акционарима поступите исправно.

Да ли за свој посао користите систем телефоније у облаку? Ако не, размишљате ли о прекиду у било којем тренутку?