10 једноставних начина за побољшање вашег пословног вештина писања

Сада размислите колико сте времена изгубили покушавајући да дешифрујете е-пошту или извештај који је лоше написан. Не само да је фрустрирајуће и неугодно читати, већ и лоше писање може довести до озбиљних погрешних комуникација, изгубљених могућности или чак незгода на радном месту.

Поента је овде у томе што су добре вештине писања драгоцене на више начина. Узимање времена за побољшање могло би исплатити значајне дивиденде током ваше каријере. Погледајмо неколико техника које можете користити да бисте побољшали своје пословне вештине писања.

Вредност чврстих вештина писања

Добро писање је битно из радне снаге из више разлога.

Прво, бити добар писац помаже вам да се истакнете из гомиле и побољшава ваше шансе за напредовање или повећање. То вам може помоћи да убедите шефа да предузме акције и идеје о којима страстујете. Добро писање чини вас интелигентнијима, веродостојнима и професионалнијима. Помаже у избегавању забуне и погрешних тумачења, изградњи поверења и односа према колегама и освајању клијената.

Добро писање је посебно важно због све веће употребе друштвених медија. Сви смо видели стручњаке на Твиттеру, ЛинкедИн-у или Фацебооку погрешно написали речи или погрешно користили реч. Не само да је ово срамотно када вам се деси, већ може утицати и на вашу репутацију и кредибилитет у будућности.

Ваше писање је један од главних медија на коме ћете судити током свог живота. Е-поруке, текстови и извештаји које свакодневно шаљете представљају физичку репрезентацију и записе ти. Временом, ови прикази граде вашу репутацију и утичу на односе који су вам потребни да бисте успели у каријери.

Ваше писање преноси ваше мисли и важно је да се те мисли пренесу на најјаснији, најрјечитији могући начин.

Курт Воннегут је рекао: „Зашто бисте требали испитати свој стил писања са идејом да га побољшате? Учините то у знак поштовања према својим читаоцима, шта год написали. "

Без обзира да ли сте предузетник који треба да напише сјајно саопштење, менаџер који свакодневно пише е-пошту заузетом тиму или неко ко тражи нови посао који треба да напише победничко попратно писмо, добре комуникацијске вештине су обавезне. Речи су важне у животу, а ви ћете имати велику корист од сазнања како их ефикасно користити.

Како побољшати своје вештине писања

За сјајно писање је потребно време и вежба. Као што је иконски бизнисмен Давид Огилви рекао, „Добро писање није природни дар. Морате научити да добро пишете. "

Постоји неколико начина на које можете брзо побољшати своје писање.

1. Размислите пре него што започнете писање

Пре него што почнете да пишете било шта, зауставите се и размислите шта желите и требате да кажете. Запитајте се: „Шта та особа мора знати или разумети након читања ове поруке е-поште?“

Такође можете да користите „5 В + Х“ који сви новинари користе приликом израде свог посла:

• Ко: Ко је моја публика?
• Шта: Шта они требају знати?
• Када: Када се ово односи, када се ово догодило или када то морају да знају?
• Где: Где се то дешава?
• Зашто: Зашто су им потребне ове информације?
• како: Како би користили ове информације?

Такође се морате запитати: „Да ли заиста морам да пошаљем овај мејл?“

Професионалци у сваком сектору свакодневно су преплављени е-маиловима, од којих су многи непотребни. Уштедите себе и своје читаоце пазећи да је свака е-пошта коју пошаљете заиста неопходна и релевантна.

2. Нека буде кратко

Након што утврдите шта треба да кажете, брзо пређите на ствар. Људи су увек притиснути временом и уважиће вашу краткотрајност.

Потребно вам је убедљивије? Зауставите се и размислите о томе како се осећате фрустрирано након што прочитате е-пошту која је три пута дужа него што мора бити, а главне су тачке закопане на дну. Губљење времена и енергије?

Немојте да вас публика пролази кроз ово - будите кратки.

Може вам помоћи да размислите како људи читају. Новинар Елморе Леонард нуди сажет, али сјајан савет, када каже: „Покушајте изоставити део који читаоци обично прескачу.“ Генерално, то значи дуге одломке који имају више везе са тим ти желим да кажем него шта читалац мора да чује. Увек имајте на уму читаоца.

Ако утврдите да не можете написати е-пошту која је дугачка мање од пола странице, е-пошта није најбољи начин за комуницирање ових података. Уместо тога, позовите особу и разговарајте директно са њима.

3. Избегавајте претенциозне речи

У писаном облику, ваш циљ је да будете јасни и директни. Ако ваш читач мора помоћу Гооглеа да дешифрује оно што покушавате да кажете, осећаће се отуђеним и изнервираним.

Марк Тваин је једном рекао: „Не употребљавајте реч од пет долара, када ће то урадити реч од педесет центи.“ Избегавајте искушење да користите цветне, претенциозне речи да бисте звучали паметније. Држите се педесетцентних речи.

На исти начин, избегавајте жаргон кад год је то могуће. Жаргон често звучи претенциозно и то може додатно отуђити вашег читаоца. Уместо тога, напишите начин на који разговарате. Нека буде природно и директно.

4. Користите Ацтиве Воице

Активне реченице су директне, подебљане и занимљивије од пасивних реченица. Пасивне реченице су слабе и сложене; они су попут лисице. Ваше писање ће се драстично побољшати ако се будете трудили да користите активне реченице кад год је то могуће.

На пример, погледајте две реченице у наставку:

1. Мачка је гребала жену.
2. Мачку је изгребала жена.

Прва реченица се пише активним гласом. Јасно је и директно. Друга реченица је пасивна.

У активној реченици, тема наступа радња глагола. У пасивној реченици субјект пушта да се радња догоди до њих. Ево још једног једноставног примера:

1. Голфер је погодио лопту.
2. Лопта је погодила голмана.

У првој реченици, субјект (голфер) изводи акцију (удара лопту). У другој реченици, субјект (голфер) долази после глагола; прима акцију.

Да бисте уочили пасивни глас, потражите облике глагола "бити", попут "воље" или "био", испред глагола. На пример, „Састанак ће се одржати у 20х“, пасиван је. Уместо тога, реците: "Састанак је у 20х."

5. Увек будите професионални

Понекад је примамљиво бацити шалу или укључити неке канцеларијске трачеве у е-пошту. Међутим, ови додаци не доприносе вашој поруци и могу негативно утицати на вашу репутацију. Такође су лако неразумени.

Да, морате бити аутентични и пустити да вам глас заблиста у вашем писању. Али такође морате да останете професионални; то је чин равнотеже. Добар начин да се провери прикладност вашег садржаја је да се запитате: „Да ли бих се с тим осећао кад бих био сутра на насловној страници новина?“ Ако вас то тјера да се кренете, урадите неке измјене.

6. Објасните свој позив на акцију

Ваше пословне комуникације се шаљу са сврхом; ретко је да напишете е-пошту која је искључиво информативног карактера. Вероватно је да вам је потребан читач да нешто уради: назовете вас, да вам више информација, потврди њихово присуство на састанку и тако даље.

Не остављајте на читаоцу да схвати шта желите да ураде са овим информацијама. Испиши то и буди конкретан. На пример:

• Пошаљите било какве измене до уторка у 17 сати.
• Позовите овог клијента до петка да бисте решили проблем.

Будите јасни у вези са тим што желите и вероватно ћете наћи боље резултате од својих читалаца.

Про врх: Имајте на уму да, ако вам треба хитно предузети нешто, лично разговарајте са примаоцем. Устаните од стола и идите у њихову канцеларију или их позовите телефоном. Писање је важан медиј, али ништа не превладава разговор особе када морате нешто да завршите.

7. Користите одговарајућу линију е-поште на одговарајући начин

Наслов теме е-поште је моћан алат; мислите на то као наслов за своју е-пошту. Посао наслова је осигурати читање тела. Да бисте то постигли, наслови морају бити кратки, директни, снажни и специфични.

На пример, погледајте две ретке предмета е-поште у наставку:

1. Понедељак састанак
2. Судјелујете у понедјељак, 14. октобра, у 14х, састанак Кварталних извјештаја

Прва тема је нејасна и оставља пуно питања без одговора. Који састанак у понедељак? О чему се ради? Требам ли уопће знати за овај састанак?

Друга тема је много специфичнија и стога је већа вјероватноћа да ће се брзо отворити и прочитати. Обавештава о којем састанку аутор говори, када је и шта вам може требати када присуствујете овом састанку.

Никада не остављајте празну линију предмета е-поште празном. Филтери е-поште често празне ретке предмета категоризирају као нежељене, па их испуните како не бисте пропустили своју е-пошту.

Про врх: Ако требате поставити једноставно питање, користите технику Крај поруке (ЕОМ). Једноставно напишите своје питање у линији теме е-поште и на крају додајте „ЕОМ“. Ово штеди вашем читаоцу време јер могу брзо да одговоре без потребе за читањем сувишног текста.

На пример, ваш наслов би могао да каже: „Да ли ћете присуствовати састанку овог понедељка у 14:00? ЕОМ. "

Проверите да ли ће примаоци знати шта ЕОМ значи пре употребе ове технике. У идеалном случају они ће одговорити у насловној поруци повратног е-маила налик: „Да, бићу тамо. ЕОМ. "

8. Придржавајте се једне теме у порукама е-поште

Држите е-пошту фокусирану на једној одређеној тачки или идеји кад год је то могуће. Ако требате да се позабавите неком другом темом, напишите засебан емаил. Фокусирање на једну тему по е-пошти омогућава вашем читаоцу времена да обради оно што говорите и одговори директно. Такође им помаже да ефикасније организују своју е-пошту и брже проналазе архивиране е-поруке.

На пример, у наставку је пример поруке е-поште која покрива превише тема:

Субјецт Лине: Понедељак састанак 

Тело: Здраво Стеве, 

Хвала вам на вашем раду на тромесечним извештајима прошле недеље. Добро си обавио посао! Само мислим да морамо да скратимо увод, али осим тога, то је сјајно.

Писао сам да видим да ли ћете присуствовати састанку овог понедељка. Ако је одговор да, можете ли да донесете копију свог почетног нацрта тромесечног извештаја? Желео бих да га покажем Сусан.

Такође, да ли сте се икада дотакли базе са Ал Тхомпсоном у Сирацусе? Имао је неких притужби на последњу пошиљку и морамо да се уверимо да су оне адресиране. Јавите ми како се ово испада.

Хвала,

Јим

Зауставите се и размислите о многим стварима од којих је Стеве затражио у овој поруци е-поште.

Прво, мора схватити да ли Јим жели да он уреди увод или ће Јим то учинити сам; није јасно. Тада мора да потврди да ће бити на састанку у понедељак, а такође се сети да донесе нацрт извештаја. Најзад, мора да реши те притужбе купаца и да каже Јиму шта се догодило.

Е-адреса садржи неке важне подсетнике и Стеве би могао да је сачува. Али наслов једноставно каже: "Састанак у понедељак." Ако жели да га сачува као подсетник за решавање тих притужби купаца, наслов нема никакве везе са стварним предметом. Мораће да се сети да је подсетник за решавање притужби корисника био у е-поруци под називом „Састанак у понедељак“.

Учините услугу својим читаоцима и учините им ствари што једноставнијим. Нека буде једноставно уз једну тему по е-пошти.

9. Никада не користите е-пошту за слање лоших вести

Никада не користите е-пошту за слање вести. Ако требате отпустити некога из свог тима или пружити повратне информације које ће звучати мање него ружичасто, то урадите лично. Лако је да се неспоразуми појаве путем е-поште, изглед који се појачава када користите е-пошту за слање лоших вести. Лично можете комуницирати саосећањем и емпатијом, а можете користити говор тела и гласни тон како бисте даље пренели своју искреност и намере. То је нешто што једноставно не можете путем е-поште.

10. Лектура, лектура, лектура

Граматике и правописне грешке су срамотне и штете вашој веродостојности. Наравно, можете се ослонити на алате за проверу правописа, али они не хватају све, посебно речи које се користе изван контекста.

Једном када завршите са писањем, одмах је прочитајте. И кад год је то могуће, одложите је и поново прочитајте неколико сати (или неколико дана) касније. Ако се мало удаљите од писања, помоћи ћете да уочите грешке које сте можда пропустили приликом првог читања.

Про врх: При лекторирању пажљиво прочитајте сваку реченицу. Узмите савет Џорџа Орвелла, који каже, „Помно известан писац, у свакој реченици коју напише, поставиће себи најмање четири питања. Дакле: Шта покушавам да кажем? Које речи ће то изразити? Која слика или идиом ће то учинити јаснијим? Да ли је ова слика довољно свежа да има ефекта? А вероватно ће се запитати још два: Могу ли то укратко да кажем? Јесам ли рекао нешто што је ружно? "

Ако је порука е-поште или извештај посебно важан, дајте је поверљивом пријатељу или колеги да је прочита пре него што је пошаљете намењеној публици. Свеж пар очију може уочити додатне грешке које сте пропустили.

Про врх: Ако вам је потребна додатна помоћ у писању вашег предузећа, користите услугу попут Граммарли-а, која скенира ваш текст и идентификује и једноставне и сложене граматичке грешке (укључујући тачно написане речи коришћене у погрешном контексту). Такође добијате објашњења за сваку грешку како бисте у будућности побољшали своје писање.

Завршна реч

Свако може научити да буде бољи писац, а најбољи начин да побољшате своје писање је вежба. Што више пишете, боље ћете добити. Такође можете размотрити похађање бесплатног курса писања путем интернета путем Цоурсере. Наставу је креирао Универзитет Колорадо-Боулдер и бесплатна је ако вршите ревизију.

Које грешке најчешће пишете у писању свог посла? Шта мислиш да ти добро иде?