Како креирати кућни систем за евидентирање

Али попуњавање годишњих пореза није једини разлог за успостављање доброг система пријаве. Кључно је да задржите рачуне како бисте показали колико сте платили за имовину и инвестиције, као и да бисте доказали када су куповине извршене. Готово је немогуће добити зајам без откривања података о својим приходима и потрошњи.

Праћење папирологије је неопходно и може створити проблеме онима који нису спремни и неорганизовани. Међутим, стварање система кућног архивирања који има смисла може бити прилично једноставно.

Подешавање система архивирања

Ако још нисте претворени у систем за смештање докумената без папира, и даље лако можете управљати системом да бисте пратили све своје записе.

1. Куповина потребних потрепштина

Посетите своју омиљену продавницу канцеларијског материјала и обавите следеће куповине:

• Једна џепна датотека величине слова која се проширује на три и по инча (приближно 3 УСД)
• Неколико фасцикли датотека (мање од 1 УСД)
• Ознаке за фасцикле датотека (отприлике 3 УСД за пакет од 250 налепница)

2. Креирајте налепнице

Означите мапу која се проширује за годину. Затим створите ознаку за сваку фасциклу на следећи начин:

• Лични трошкови, попут одеће, књига, намирница и забаве
• Медицинска / стоматолошка
• Рачуни за комуналне услуге
• Велике куповине и кућна побољшања
• банкарски изводи
• Инвестиције
• Изјаве и примања са кредитних картица
• Платити стуб
• Пореска евиденција

3. Организујте своје документе и датотеке

Након што су ваше мапе означене, почните организовати систем за архивирање. Како година напредује, можете додати још директоријума да бисте држали потврде за нове категорије које ћете морати пратити, попут трошкова за образовање, кућне љубимце или путовања.

Поставите мапе датотека у фасциклу која се проширује и држите ваш систем за архивирање чврсто у ладици или ормару за архивирање. Кад год извршите куповину или плаћање рачуна, направите навику да ваш рачун одмах ставите у одговарајућу фасциклу.

Да бисте помогли да останете изнад плаћања рачуна, направите фасциклу под називом „Рачуни за плаћање“. Држите ову мапу на добро видљивој локацији тако да вас подсећају да је редовно пролазите кроз њу како бисте платили заостале рачуне. Након плаћања сваког рачуна, ставите запис у одговарајућу фасциклу вашег система за архивирање.

Такође бисте требали да креирате фасциклу са ознаком „Треба пажња“. На пример, ако требате да обавите упит у вези са сумњивим трошковима на вашој кредитној картици, или ако требате да се обратите продавцу који вам није дао кредит за плаћање последњег рачуна, водите евиденцију или подсетник у овај фолдер.

Дневна метода подношења

Имплементацијом овог система можете смањити време које проводите претражујући по раштрканим папирима тако што ћете своје датотеке распоредити у организоване, одговарајуће обележене датотеке. Креирајте дневну рутину за стално и правилно одржавање датотека:

1. Прикупите пошту и прођите је до вашег стола или кухињског стола.
2. Отворите сваки део поште и издвојите нежељену пошту и коверте које ће се рециклирати.
3. Поставите рачуне у мапу „Рачуни за плаћање“.
4. Положите рачуне у одговарајућу фасциклу. На пример, сажеци медицинских услуга треба да се ставе у фасциклу „Медицинска / Стоматолошка“.
5. Све што треба одмах да се припази требало би да се унесе у директоријум „Потребна пажња“ како бисте се брзо могли побринути за њега.

Шта треба чувати и колико дуго

У већини случајева требало би да водите евиденције најмање три године, јер ИРС обично током пореске ревизије претражује три године у вашу историју. Међутим, ИРС може изабрати да тражи додатне три године у вашој историји, па је из тог разлога препоручљиво чувати записе током шест година.

Ево неколико записа које би требало да чувате шест година:

• Примања за одбитке које сте навели у пореској пријави
• Изјаве о посредништву за трансакције пријављене у вашој пореској пријави
• Евиденције које се односе на продају куће или друге имовине пријављене у вашој порезној пријави
• Евиденција прихода и расхода пријављена за ваше мало предузеће на вашој пореској пријави

Сваки комад папира који подржава податке пријављене у вашој порезној пријави треба да се сачува током шест година од датума када сте поднели захтев.

Међутим, постоје неки записи које желите да чувате заувек:

• Пореске пријаве
• Уговори
• Делови имовине и завршне изјаве
• Евиденција ваших доприноса за ваше пензионе планове
• Полиса животног осигурања
• Документација за планирање некретнина, попут пуномоћи или споразума о поверењу

Папир за одбацивање

Након што испуните пореску пријаву за годину, постоји нека папирологија која се може одбацити. Ако се не односи на вашу пореску пријаву, требали бисте се ослободити следећих ставки:

• Банковни депозити и банкомати
• Паицхецк убоде
• Рачуни за комунални кабл

Завршна реч

Нема времена попут садашњих да започнете са папирологијом. Што пре поставите организован систем за подношење пријава, пре ћете добити приходе од стамбеног простора или канцеларије. Можда ће вам бити и много лакше приступити било којој документацији или запису кад год вам затреба.

Користите ли систем за кућно архивирање? Које су стратегије добро функционисале за вас?

(фото кредит: Бигстоцк)