6 савета за управљање временом за мало предузеће за повећање продуктивности

Звучи ли екстремно? Узмите у обзир ово: У истраживању које је спровела компанија Мицрософт, истраживачи су открили да су радници искористили само око 60% свог расположивог радног времена. То значи да су од петодневне радне недеље били продуктивни само три дана. Сада, примените то на сопствени посао. Ако је време новац, како бисте се осећали кад зарадите само 60% времена које проведете на послу?

Сад имам вашу пажњу?

Реалност је да се време лако троши, и уколико немате унапред постављену идеју како ћете га потрошити, проћи ће и пре него што то уопште знате. Али не брините - ево шест савета које сваки власник малих предузећа може искористити како би најбоље искористио своје време.

Савјети за управљање временом за мала предузећа

1. Занемарите своју адресу е-поште

Ово вероватно звучи много лакше него што већина људи има тенденцију да проверава своје сваких 5-10 минута. Али ако збројите све минуте које су вам потребне да непрестано провјеравате примљене мапе и затим одговорите, лако је схватити зашто је то такво губљење времена.

Уместо да будете роб ваше е-поште, учините то подложним твој временских ограничења. Одвојите два временска периода током дана да бисте проверили и одговорили на све своје поруке. Ово ће вам требати озбиљну мотивацију и дисциплину, али ће вам омогућити да посветите више пажње и времена другим задацима који би се у супротном могли стално прекидати провером е-поште.

Ако сте забринути да ће се људи увриједити тиме колико вам треба времена да одговорите, подесите аутоматски одговор који ће људима дати до знања да вам треба 10 до 10 сати одговора или чак 24 сата ако је то прихватљиво за вашу врсту посла.

2. Не обављајте више задатака

У Психономски билтен и преглед, стручњаци су показали да је само око 2,5% људи способно да ефикасно обавља више задатака и још увек добро ради у свакој активности. Уз то, Институт за психијатрију на Лондонском универзитету показује да ИК особе падне за 10 бодова када их превише стимулише е-маиловима, текстовима и телефонским позивима.

Са друге стране, стручњаци за управљање временом процењују да ће се фокусирање на једну ствар у исто време удвостручити продуктивност, радни учинак и перформансе. А када водите мало предузеће, то може значити разлику између успеха и неуспеха. Присилите се да радите једну по једну постављајући сат или тајмер на одређено време, а затим се фокусирајте на тај један задатак док га не завршите.

3. Поставите корак по корак циљеве

Једно је поставити циљ, а сасвим друго поставити детаљан циљ, где су унапред зацртани кораци и кораци потребни за његово остварење. Многи људи постављају опште циљеве, а затим их никада не прате. На пример, размислите о милионима новогодишњих резолуција које се постављају сваке године. Проблем код ових врста циљева је тај што људи једноставно не знају како да их спроведу.

Да бисте најбоље искористили своје вријеме у свом послу, ваш дан би требао бити састављен од низа циљева који имају одређене прекретнице. На пример, ако је ваш циљ да добијете пет нових купаца, размислите о томе и запишите све кораке које ћете морати предузети да бисте га остварили. Разбијањем већих циљева у мање кораке, моћи ћете ефикасније да остварите своје циљеве, јер тачно знате које кораке морате учинити на том путу. Плус, ко не воли мало позитивно појачање? Знајући да сте завршили одређене кораке ка освајању вашег циља може бити изузетно мотивирајуће.

Треба да поставите циљеве за пре ручка и после ручка, и побрините се за то да најважније буду на плочи пре ручка. Ако знате да не можете отићи да једете док се не испуне ваши циљеви, већа је вероватноћа да ћете се концентрисати на извршавање задатака и нећете дозволити да вас неко прати.

4. Организујте своје време и простор

Тешко је радити на организован начин када је све око вас у хаосу. Студија коју је урадила Есселте показује да 43% Американаца себе сматра неорганизованим и да због недостатка организације они касне у канцеларији најмање две ноћи недељно. Не мора бити тако.

Стручњаци организације се слажу да је први корак ка повећању продуктивности рашчишћавање и организовање вашег простора. Елиминишите све што није потребно, а затим направите систем за ствари које јесу. На пример, користите фасциклу са датотеком датотека у боји за хитне ставке које треба обавити тај дан, а другу за ствари које могу да сачекају до сутра. Или ако сте техничар, користите скенер и креирајте датотеке на рачунару или Блацкберри користећи исти тип система.

Биће неопходно да организујете не само свој простор, већ и своје време. Многи људи користе систем повећања времена, где им дозвољавају одређено време да одраде ствари на својој листи обавеза. Помоћу одличних бесплатних мрежних алата као што је е.ггтимер, гадгета који функционише попут тајмера за јаја, можете подесити време и потом бити упозорени када се покрене. Нема ништа попут трке против сата како би се постигао циљ за оне од нас конкурентнијих типова.

5. Ставите у писање

Постоји нешто у писменој обавези на неки план што га некако учврсти у вашем уму. Ако напишете свој план деловања за дан - укључујући ваше циљеве и детаље о њима - бићете наоружани планом који би требало да вас ефикасно спроводи током дана. Наравно да ћете и даље бити суочени са сметњама, али ако имате јасно разумевање шта треба да постигнете за тај дан, вероватније ћете се вратити на задатак који је пред вама, уместо да се бесциљно одричете од једног задатак до следећег.

Неки стручњаци верују да би требало да креирате овај списак ноћ раније. На тај начин моћи ћете почети сутрадан у потпуности припремљени, уместо да губите време на одлучивање како да приступите задацима и схватите шта вам је потребно да завршите.

6. Претворите аутомобил у канцеларију

Ако сте гледали филм, Линцолн Лавиер, уважићете следећи, најекстремнији савет. Да ли вам се икада чини да желите да довршите неки посао док возите између обавеза или се дружите у аутомобилу чекајући да састанак почне? Уместо да трошите ово драгоцено време, прикључите факс и копирање на аутомобил и искористите време да обавите ствари које су неопходне, али често врло непријатне када сте на путу. Погледајте преносни ГСМ факс, штампач и скенер Поссио Грета и никада не дозволите да вам време вожње буде изгубљено. Такође можете да уложите у паметни телефон или лаптоп рачунар мобилном Интернет картицом тако да сте у сваком тренутку повезани.

Завршна реч

Стара пословица „време је новац“ заснива се на истини која се вероватно неће променити. А ако сте сами у послу, најлакши начин да повећате свој приход јесте да обратите пажњу на то како трошите своје време, а затим прилагодите да бисте га боље потрошили.

Ако имате друге предлоге како да најбоље искористите своје време проведено на послу, пошаљите их у наставку.