10 савета за развој ефикасних вештина комуникације на радном месту

Млади асистент, валијући између огорчености и безнађа, није знао како да одговори на допис са три странице у коме је наведен неуспех након неуспеха у задацима и очекивања која група није испунила. Допис је закључен претњом да ће се "ствари морати променити или другачије", и да он, менаџер, више није бринуо о појединцима због њихових недостатака. Мој пријатељ, затечен између одустајања од онога што је веровао да је неправедна процена или одлагања када би напредовање могло да буде одложено или немогуће, питао ме: „Шта да радим? Престаните или останите тамо надајући се да ме неће отпустити? "

Комуникација оријентисана на резултате на радном месту

Све комуникације имају резултат. Али да ли је у овом случају резултат био онај који је желео менаџер који је написао допис? Пословни односи, посебно они између надређених и подређених, често су каменити због лоше комуникације, недостатка или погрешног тумачења чињеница, окружења под притиском и обостране посвећености успеху. Као и у спорту и у политици, многе пословне грешке су неуобичајене. Моле брда постају планине, а грешке постају катастрофе због емоција и претераних реакција.

Истраживање је доказало да емоције често надвладавају интелект, што је последица борбе или бјежања пред еонима прије него што су звијери јеле људе који су спори да би одлучили да ли су опасне. Срећом, већина предузећа нема окружење „убиј или убиј“ - али и даље смо условљени да реагујемо на једно.

У овом случају, напор менаџера да мотивира своје запослене под присилом. Иако су постојали очигледни недостаци у изгледу и операцијама које је требало поправити, резултат меморандума био је да се пажња усмери на личности, а не на перформансе. Иако је допис био без сумње катарзичан за менаџера у кратком року, дугорочни утицај био је губитак поверења и поверења у његову способност да води, пораст свакодневних тензија између менаџера и осталих запослених и вјероватноћа за значајни губитак будућих потенцијалних руководилаца и њиховог акумулираног институционалног знања. Како је менаџер могао другачије да решава ситуацију?

Ефикасно комуницирање: Менаџер

Менаџер може да уради неколико ствари како би побољшао своје комуникацијске вештине:

1. Размислите о ситуацији пре него што предузмете било коју акцију
Наше емоције нас искушавају да донесемо брзе одлуке засноване на површним доказима који можда не одражавају праву природу проблема. Руководилац је претпоставио да је лош изглед продавнице последица недостатка труда или пажње запослених. Није узео у обзир да је неколико запослених у радници отпуштено због финансијске ситуације, док је радно оптерећење продавнице остало исто. Сваки помоћник руководиоца био је одговоран за више области с мање људи који би могли обављати посао.

Штавише, од сваког помоћника се тражило смањење накнаде због губитка великог купца, а сваки је био забринут да ће губитак купца успорити властиту промоцију менаџера продавница. Иако није било намера, њихов труд је вероватно претрпео због сопствених брига.

2. Прикупите и потврдите информације пре доношења одлуке
Имамо тенденцију да збуњујемо симптоме са болешћу и последично лечимо симптом, а не основну болест. Технологија нам омогућава да ухватимо огромне количине података и исечемо их на коцкице како бисмо их приказали како год желимо. Али подаци су репрезентација проблема, а не самог проблема. Посматрање рада асистената и разговор са њима и слушање о њиховим аспектима можда су довели до другачијег закључка од оног до кога је руководилац.

3. Фокусирајте се на проблеме, а не на личности
Допис менаџера напао је карактер сваког помоћника, наговештавајући да су лењи, напуштени или су га издали. Импликације су појачале емоционални контекст дописа, засјенивши његов фактички садржај и сврху.

Помоћници су, као одговор, реаговали са емоцијом не престајући да размотре валидност чињеница или покушавајући да менаџеру објасне. Кад год се бавите било којим проблемом који може имати емоционалан садржај, „Правило 24 часа“ требало би да буде на снази: Не шаљите ни један е-маил, поруку, писмо, белешку или извештавање другима док не будете имали дан о коме треба да размислите. његов садржај и сигурни сте да преноси чињенице и тон који желите.

4. Управљајте појединцима, а не групама
Споменица менаџера била је упућена свима и никоме. Недостатак специфичности омогућио је сваком примаоцу да избегне личну одговорност, јер је сваки осећао да је његов сопствени напор испунио очекивања. Као последица тога, допис није успео да постигне жељени резултат и погоршало је већ дирљиво радно окружење. Групна комуникација је савршена за пружање општих информација, образовања и похвала; међутим, не треба их користити за индивидуални правац или критику. Запамтите, јавно хвалите и приватно критикујте.

5. Упознајте потчињене лицем у лице
Значење и намера написаних речи без контекста физичког присуства често је погрешно схваћена и може довести до конфузије и сукоба. Не можете заменити некога у очи и видети његову реакцију на ваш разговор како би разјаснили садржај и обезбедили разумевање и договор.

Менаџери се често крију иза белешки и белешки као да су њихови подређени роботи које треба преместити на своје место и програмирати. Међутим, успешни лидери траже персонализирану посвећеност и граде мостове поверења, међусобног поштовања и заједничког искуства. Будите физички расположиви и „шетајте шетњом“ и обавестите своје људе да сте с њима кроз добро и лоше.

6. Задацима доделите директно и јасно
Људи најбоље раде када знају шта се од њих очекује. Добри менаџери идентификују циљеве и мере на једноставан, разумљив начин, недвосмислено додељују одговорност и потврђују да информације разумеју они коме су усмерени. Добри менаџери прате и дају корективне податке како би осигурали да је сваки од његових подређених на истој страници и да ради на истом циљу.

Менаџери би увек требали имати на уму да ниједан запослени не прихвата посао уз очекивање да ће га на послу превидјети, игнорисати или безначајно. Запослени желе да им се свиђају и поштују вршњаци и поносни на свог послодавца. Изазов менаџмента је да одржи и даље развија ентузијазам и посвећеност овог радника, чак и за време стреса.

Грешке су део раста, а прекрајање и исправљање курса редовне су појаве у послу и у животу. Суочавање са подређенима на начин на који бисте желели да се решите у сличној ситуацији је најбољи курс који сваки менаџер може да предузме.

Ефикасно комуницирање: Запослени

Мој пријатељ, помоћник менаџера, такође је могао научити из овог догађаја. Његова реакција, иако разумљива, беспотребно је погоршавала ситуацију. Као посљедица тога, он и остали помоћници трпјели су бескорисну бригу и изгубили вријеме и труд међусобно се договарајући о уоченим неправдама које су доживјели. Ово време и енергију смо могли боље искористити за решавање проблема продавнице и унапређења услуге купцима. Иако ни он ни остали помоћници нису могли утицати на осећаје руководиоца који су довели до дописа, њихов одговор на то био је под њиховом контролом.

Ако се налазите у сличној ситуацији, треба да:

1. Никада не персонализујте критику
Било да дајете или примате критику, она би се требала заснивати на посматраним радњама и резултатима, а не на намери. Немогуће је знати мотивације иза било које активности, само физичке радње и исход активности. Као резултат тога, критику треба дати и прихватити неразумно, размотрити њену валидност и релевантност и спровести кад је деловање оправдано.

Другим речима, немојте бити превише осетљиви или одбрамбени када добијете повратне информације. Узмите у обзир да су информације примљене како би се постигао другачији резултат, а не лични напад.

2. Схватите ситуацију
У овом случају, повод за критику било је физичко стање и изглед продавнице. У другим случајевима, конструктивна критика дио је редовног прегледа учинка запосленог, осмишљеног да обје стране дају повратне информације. Искористите обе могућности да изградите свој однос и добијете информације. Користите преглед као прилику да примите и дате интелигенцију која би у супротном могла да се пропусти.

3. Будите разумљиви
Кад год примите оно што сматрате неоправданим личним нападом или критиком, препознајте извор и њихове околности пре него што дођете до закључка. Нажалост, људи имају лоше дане, а на њих често реагирају нападајући друге из мало или никаквог разлога. Кад су главе хладније и притисци мањи, обратите се нападачу да бисте сазнали више о проблему и како можете бити део решења. Можете открити да је подстицај за напад био превелика реакција од стране пошиљаоца или да нема никакве везе са вама или вашим послом..

4. Учите од ваших грешака
Без обзира у којој сте фази каријере, можете и требате наставити да учите. Током радног века, радите за и са надређенима различитих способности и талената. Неке ћете памтити по њиховом сјајном вођству, док ћете се других сећати јер су били тако лоши менаџери. Чак и ово последње може нечему научити.

У овом случају, мој пријатељ је сазнао како се осећа када су неправедно оптужени за лоше перформансе. Надамо се да ће се сећати својих осећања пре него што направи исте грешке са људима који му извештавају тренутно или у будућности. Понекад су лоши примери ефикаснији од добрих.

Завршна реч

Управљање и вођство је научена вештина. Ефикасни менаџери имају искуства са обе стране спектра, преузимају упутства и дају их. А успех компаније је у директној вези са вештином њених менаџера и њиховом способношћу да воде запосленике кроз тешко и тестирано време.

Анализом и размишљањем у комуникацији с подређенима и надређенима, можете боље научити како да водите у било којој позицији. На овај начин не само да ћете обезбедити своје будуће изгледе да повећате редове своје компаније, већ ћете створити и продуктивније и боље радно окружење за себе и своје колеге.

Које друге ефикасне савете за комуникацију можете да предложите?